موظف استقبال مدرسة | إدارة مكتب الاستقبال وخدمة أولياء الأمور والطلاب للعمل في سكرتارية دبي

عن الوظيفة

نبحث عن موظف/ة استقبال مدرسة محترف/ة ليكون/تكون نقطة الاتصال الأولى والواجهة الرئيسية للمدرسة، حيث سيقوم/تقوم باستقبال الطلاب وأولياء الأمور والزوار والموظفين بأسلوب مهني وودود، مع إدارة عمليات مكتب الاستقبال اليومية بكفاءة عالية.

المسؤوليات الأساسية

• استقبال وترحيب: استقبال الطلاب وأولياء الأمور والزوار والموظفين بود واحترافية.


• إدارة الاتصالات: الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، تحويل المكالمات، والرد على الاستفسارات بدقة.


• تنظيم المواعيد: تحديد وتنسيق المواعيد للاجتماعات والمقابلات، وإدارة تقويم المدرسة.


• إدارة السجلات: الاحتفاظ بسجلات المدرسة، ملفات الطلاب، وبيانات الزوار محدثة ومنظمة.


• الدعم الإداري: تقديم الدعم لمكتب الاستقبال والقيام بالمهام الإدارية اليومية (التصوير، الطباعة، الأرشفة).


• التواصل الفعّال: التواصل مع الأقسام الداخلية لنقل الرسائل وضمان سير العمل بسلاسة.


• إدارة الاستفسارات: التعامل مع استفسارات أولياء الأمور حول البرامج الدراسية، الرسوم، والأنشطة المدرسية.


• الحفاظ على بيئة الاستقبال: ضمان نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال لتكون مرتبة وجاهزة دائماً.

المؤهلات المطلوبة

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية.


• خبرة سابقة لا تقل عن سنة واحدة في دور استقبال، ويفضل في بيئة مدرسية أو تعليمية.


• إجادة تامة للغة العربية (كتابة وتحدث)، وإجادة جيدة للغة الإنجليزية.


• مهارات عالية في استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).


• مهارات تواصل ممتازة، لباقة في الحديث، وقدرة على التعامل مع شخصيات متنوعة.


• قدرة على العمل تحت الضغط، تعدد المهام، والتنظيم الدقيق للوقت.


• المظهر المهني اللائق والالتزام بقواعد الزي المدرسي.

المهارات المفضلة

• خبرة سابقة في مدارس أو مؤسسات تعليمية في الإمارات.


• إجادة أنظمة إدارة المدارس (School Management Systems).


• مهارات في التعامل مع شكاوى أولياء الأمور وحلها بديبلوماسية.


• معرفة بإجراءات السلامة والطوارئ في البيئة المدرسية.

ما يميز هذه الفرصة

• بيئة عمل تعليمية محفزة ومستقرة داخل مدرسة مرموقة في الإمارات.


• فرصة للتطور المهني في القطاع التعليمي الإداري.


• ساعات عمل مدرسية منتظمة مع عطلات رسمية وأعياد.


• فريق عمل متعاون وداعم يركز على التميز في خدمة المجتمع المدرسي.