نظرة عامة على الوظيفة
تعلن شركة مطابخ رائدة في مدينة العين عن توفر فرصة عمل لـ موظفة سكرتارية للانضمام إلى فريق العمل في المقر الرئيسي الكائن في المنطقة الصناعية، وتحديداً مقابل رمال مول على شارع صناعية 1. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية عالية وإجادة التعامل مع المراسلات الإدارية وإدارة المواعيد في بيئة عمل احترافية ضمن قطاع صناعة المطابخ.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات الواردة باحترافية وتوجيهها للأقسام المعنية
- تنظيم جدول مواعيد الإدارة وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع الموردين والعملاء
- إعداد وكتابة المراسلات الإدارية والتقارير الدورية والمحاضر الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية
- متابعة البريد الوارد والصادر وتصنيفه وأرشفته إلكترونياً وورقياً وفق نظام الأرشفة المعتمد
- تنسيق ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق وتذاكر الطيران لفريق الإدارة عند الحاجة
- إدارة مستلزمات المكتب ومتابعة المخزون وطلب التوريدات بالتنسيق مع قسم المشتريات
- استقبال الزوار والعملاء وتقديم الضيافة وتوجيههم للموظفين المختصين
- دعم فريق المبيعات والمشاريع في تجهيز العروض التقديمية والملفات الفنية للمطابخ
- متابعة معاملات الجهات الحكومية وتجديد الرخص التجارية والعضويات النقابية
- الالتزام بـ سياسات السرية وحماية بيانات الشركة والعملاء والموردين
المسؤوليات الرئيسية الوظيفية (المهارات الصلبة)
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية، ويفضل في قطاع المقاولات أو الديكور أو المطابخ
- إجادة تامة لـ حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) بمستوى متقدم
- مهارة عالية في الكتابة السريعة باللغتين العربية والإنجليزية (Touch Typing)
- خبرة في أنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق الرقمية
- معرفة بإجراءات المراسلات الرسمية والبروتوكولات الإدارية في دولة الإمارات
- القدرة على إعداد العروض التقديمية والتقارير الدورية باستخدام PowerPoint وExcel
- إلمام بـ مصطلحات صناعة المطابخ والمواد المستخدمة (خشب، ألمنيوم، رخام، أجهزة) ميزة إضافية
- رخصة قيادة إماراتية سارية المفعول للتنقل بين المواقع عند الضرورة
المهارات الشخصية والسلوكية (المهارات الناعمة)
- مهارات تواصل استثنائية كتابية وشفهية باللغتين العربية والإنجليزية
- الذكاء العاطفي والقدرة على التعامل مع شخصيات متعددة بلباقة واحترافية
- التنظيم وإدارة الوقت بفعالية مع القدرة على تحديد الأولويات تحت الضغط
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إعداد المستندات والمتابعة الإدارية
- المبادرة وحل المشكلات بشكل استباقي قبل تفاقمها
- السرية والأمانة في التعامل مع المعلومات الحساسة للشركة
- المرونة والتكيف مع متطلبات العمل المتغيرة في بيئة المشاريع
- المظهر المهني اللائق والالتزام بزي العمل الرسمي
لماذا هذه الفرصة مميزة؟
- استقرار وظيفي في شركة مطابخ راسخة ذات سمعة طيبة في سوق الإمارات الشمالية والمنطقة الصناعية بالعين
- بيئة عمل احترافية تتيح تطوير المهارات الإدارية والتعرف على قطاع صناعة المطابخ والديكور الداخلي عن قرب
- موقع استراتيجي في المنطقة الصناعية بالعين يسهل الوصول إليه من مختلف أحياء المدينة ومناطق السكن القريبة
- فريق عمل متعاون وثقافة مؤسسية تقدر الكفاءة وتكافئ الأداء المتميز
- فرص نمو مهني نحو أدوار إدارية أعلى (مساعد تنفيذي، مشرف إداري) مع اكتساب الخبرة في القطاع
- حزمة مزايا تنافسية تشمل التأمين الطبي والإجازات السنوية وفق قانون العمل الإماراتي