اداري مكتب دبي للعمل في سكرتارية

نظرة عامة على الوظيفة

نبحث عن إداري مكتب منظم وذو كفاءة عالية للانضمام إلى فريقنا في شركة إيليت كاسل بروبرتيز ذ.م.م بدبي. يتطلب هذا الدور محترفاً قادراً على إدارة العمليات الإدارية اليومية بسلاسة، وضمان التواصل الفعال داخلياً وخارجياً، ودعم فريق العمل في بيئة عقارية ديناميكية وسريعة الخطى. المرشح المثالي يتمتع بمهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية، وإتقان تام لأدوات المكتب الحديثة، مع أفضلية لذوي الخبرة في قطاع العقارات.

المسؤوليات الأساسية

• إدارة الاتصالات: الرد على المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة باحترافية، وفرز وتوجيه رسائل البريد الإلكتروني، والتعامل مع استفسارات العملاء والزوار.
• إعداد المستندات والتقارير: صياغة المراسلات الرسمية، والمذكرات الداخلية، والعروض التقديمية، والتقارير الدورية بدقة وتنسيق احترافي.
• الحفاظ على السجلات والأرشفة: تنظيم وتحديث قواعد بيانات المكتب، وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية وفق أنظمة تصنيف فعالة تضمن سهولة الاسترجاع.
• دعم العمليات اليومية: تنسيق المواعيد والاجتماعات، وإدارة تقويم المدراء، وترتيب ترتيبات السفر عند الحاجة.
• إدارة اللوازم المكتبية: مراقبة المخزون، وتقديم طلبات الشراء، وضمان توفر المستلزمات الأساسية باستمرار.
• التنسيق مع الأقسام: العمل كحلقة وصل بين الإدارة والأقسام المختلفة (المبيعات، التأجير، الصيانة) لضمان انسيابية سير العمل.

المسؤوليات الرئيسية الأساسية (إلزامية)

• مهارات تواصل متميزة باللغة الإنجليزية: تحدثاً وكتابةً، مع القدرة على صياغة مراسلات مهنية والتعامل مع عملاء دوليين.
• إتقان مهارات الحاسوب: خبرة عملية متقدمة في Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) و Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar).
• القدرة على تعدد المهام: إدارة أولويات متغيرة تحت الضغط مع الحفاظ على الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• السرية والنزاهة: التعامل مع معلومات حساسة بدرجة عالية من الكتمان والأمانة المهنية.

المهارات والخبرات المفضلة (ميزة تنافسية)

• معرفة بقطاع العقارات: فهم أساسيات عمليات البيع، التأجير، وإدارة الأملاك في سوق دبي.
• إجادة لغة ثالثة: مثل الروسية، الصينية، الهندية، الأردية، أو غيرها مما يخدم قاعدة عملاء متنوعة.
• خبرة سابقة في دور إداري مشابه: يفضل 1-3 سنوات في بيئة مكتبية احترافية، ويفضل في قطاع العقارات أو الخدمات المهنية.
• مهارات في استخدام أنظمة CRM: خبرة في أنظمة إدارة علاقات العملاء العقارية.

ما يميز هذا الدور

فرصة للعمل في واحدة من شركات العقارات الرائدة في دبي، ضمن بيئة مهنية تدعم التطور الوظيفي. ستحظى بفرصة للتعامل مع محفظة عقارية متنوعة وعملاء دوليين، مما يثري خبرتك الإدارية في قطاع حيوي ومتنامٍ. الموقع الاستراتيجي في دبي يوفر سهولة الوصول وبيئة عمل محفزة.