تبحث شركة الشاهين الرائدة في مجال الصناات الغذائية عن سكرتير تنفيذي أو سكرتير إداري متميز للانضمام إلى فريق العمل في مصر. تُعد الشركة من أبرز العلامات التجارية في السوق المصري والعربي، حيث تمتلك محفظة منتجات غذائية شهيرة تشمل علامات مثل Bebeto و Choco Mum وغيرها، وتحتل المرتبة الأولى في مجالها بفضل جودة منتجاتها وانتشارها الواسع.
المهام والمسؤوليات:
- إدارة جميع المكاتبات الواردة والصادرة للإدارة العليا وتنظيم أرشيف الشركة بشكل اترافي.
- جدولة المواعيد والاجتماعات اليومية للمديرين والتنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان سير العمل.
- اتقبال المكالمات الهاتفية والزوار وتوجيههم إلى المسؤولين المنابين بأسلوب اترافي.
- إعداد التقارير الإدارية والمرالات الرسمية ومراجعة الوثائق قبل اتمادها.
- متابعة المعاملات الحكومية والروتينية الخاصة بالشركة والتأكد من استيفاء جميع الإجراءات.
- تنظيم ملفات الموظفين والتنسيق مع قسم الموارد البشرية بخصوص الإجازات والحضور.
- المساهمة في تحديث قواعد البيانات الداخلية وحفظ سجلات الشركة بشكل منظم.
- دعم فريق الإدارة في المهام اليومية وضمان تدفق المعلومات بين جميع الإدارات.
الشروط والمسؤوليات الرئيسية:
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية أو المساعدة الإدارية Preferably في شركات كبرى.
- إجادة اللغة العربية كتابةً ومحادثةً، ويفضل مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
- مهارات متقدمة في استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Word و Excel و PowerPoint.
- مهارات تواصل ممتازة وقدرة على التعامل مع مختلف المستويات الإدارية والجهات الخارجية.
- مظهر أنيق ومهنية عالية في التعامل مع الزوار والمكالمات.
- قدرة على تنظيم الوقت وإدارة الأولويات تحت ضغط العمل.
- الأمانة والسرية التامة في التعامل مع المعلومات الحساسة الخاصة بالشركة.
المميزات والفوائد:
- راتب مجزٍ جداً يزيد تناسبياً مع الخبرة والكفاءة.
- تأمين اتماعي وتأمين طبي شامل من أول يوم عمل، يشمل التأمين الصحي الحكومي وتأمين خاص من AXA.
- منح وحوافز شهرية ومكافآت سنوية ضخمة للموظفين المتميزين.
- مسابقات داخلية مستمرة لتحفيز الفريق وتعزيز بيئة العمل الإيجابية.
- رصيد إجازات سنوية وفق سياسة الشركة.
- بيئة عمل اترافية في شركة رائدة والأولى في مجال المنتجات الغذائية.
نصائح لزيادة فرص القبول في وظيفة السكرتارية الإدارية:
- صمم سيرتك الذاتية بشكل اترافي يبرز خبراتك في إدارة المكاتب والتعامل مع الإدارة العليا.
- أبرز مهاراتك في برامج الحاسوب التنظيمية وأدوات إدارة الوقت مثل Outlook و Google Calendar.
- تدرب على سيناريوهات المقابلات الشائعة مثل التعامل مع مدير صعب أو تنظيم اتماع طارئ.
- أظهر معرفتك بأهمية السرية المهنية والبروتوكولات الإدارية في بيئة العمل.
- أبرز قدرتك على العمل ضمن فريق والتنسيق بين أكثر من قسم في نفس الوقت.