ملخص الدور
يبحث المكتب عن موظف شغوف لشغل وظيفة سكرتير مستوى 1 ضمن برنامج المواهب الإماراتية. يوفر هذا الدور الدعم الإداري والسكرتاري للموظفين المهنيين والإدارة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة عالية.
المسؤوليات الرئيسية
المراسلات والتوثيق:
- كتابة ونسخ الرسائل الروتينية والمذكرات والتقارير ومحاضر الاجتماعات والمستندات الفنية والبيانات الرقمية والرسوم البيانية والنماذج.
- مراجعة وتحرير الوثائق لضمان الدقة في القواعد النحوية والتنسيق والاكتمال والمحتوى.
- فرز وفتح وتوزيع البريد الوارد وربط المراسلات بالسجلات أو المستندات الداعمة ذات الصلة.
- المساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية.
- إعداد وصيانة سجلات الوقت والوثائق الأخرى المتعلقة بالموظفين.
الزوار والمكالمات الواردة:
- استقبال وتمييز الزوار والمكالمات الهاتفية.
- أخذ الرسائل وجدولة المواعيد وإدارة الجداول الزمنية للموظفين المهنيين والإدارة.
- تقديم المعلومات للمتصلين بشأن عمليات الوكالة والسياسات والإجراءات.
الاجتماعات:
- جدولة وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والمواعيد.
- إخطار الحاضرين وترتيب حجوزات السفر عند الحاجة.
- تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها على المشاركين.
تسجيل المعلومات والأرشفة:
- إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات والفهارس وسجلات التحكم في المكتب.
- إدخال واسترجاع وتحديث والتحقق من المعلومات وصيانتها في أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية.
مستلزمات المكتب:
- مراقبة متطلبات مستلزمات المكتب وصيانة المخزون.
- طلب مستلزمات المكتب والمعدات وخدمات الصيانة من خلال قنوات الشراء المعتمدة.
السلامة والجودة والبيئة:
- الامتثال لجميع سياسات وإجراءات وضوابط السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة للحفاظ على مكان عمل آمن وصحي.
التكليفات ذات الصلة:
- أداء مهام ومسؤوليات أخرى كما هو محدد من قبل المشرف.
المؤهلات الدنيا
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.
- حتى سنتين من الخبرة في دور دعم إداري أو سكرتاري.
المهارات والكفاءات المطلوبة
- معرفة بممارسات وإجراءات إدارة المكتب.
- إجادة تطبيقات البرمجيات الحاسوبية مثل مجموعة Microsoft Office.
- معرفة بالقواعد النحوية الصحيحة باللغة الإنجليزية والإملاء والمراسلات التجارية.
- القدرة على إعداد وتنسيق الرسائل ومحاضر الاجتماعات والتقارير والرسوم البيانية وجداول البيانات.
- مهارات تنظيمية وإدارة وثائق قوية.
- مهارات فعالة في التواصل الشفهي والكتابي.
- القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد أولويات العمل بفعالية.
- الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
- مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
- مهارات إدارة الوقت والجدولة.