تعلن شركة AS Group الرائدة في قطاع الخدمات الإدارية عن توفر شواغر وظيفية لمسميات متعددة تشمل موظفة استقبال، ممثلة استقبال، ومسؤولة علاقات ضيوف للانضمام إلى الفريق الإداري في مقرها الكائن بمنطقة آل النهيان الحيوية في أبوظبي. تتميز بيئة العمل بالاحترافية وتتطلب التعامل المباشر مع العملاء والزوار بلغتين، مما يجعل إجادة العربية والإنجليزية شرطاً أساسياً للنجاح في هذا الدور المحوري. تقدم الشركة فرصة للانخراط في منظومة إدارية متكاملة تعتمد على أنظمة الهاتف المتعددة، تنظيم المواعيد الدقيقة، وإدارة المراسلات الإدارية اليومية بكفاءة عالية.
المهام والمسؤوليات
- استقبال الزوار والعملاء باحترافية وتوجيههم إلى الأقسام المختصة مع تسجيل بياناتهم في نظام إدارة المكاتب الأمامية.
- الرد على المكالمات الواردة عبر أنظمة الهاتف المتعددة، تصفيتها، وتحويلها للموظفين المعنيين أو تدوين الرسائل بدقة.
- تنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات للمديرين، ومتابعة جداول الغرف لضمان عدم التعارض.
- إدارة المراسلات الإدارية الواردة والصادرة (بريد إلكتروني، طرود، فاكسات) وتوزيعها حسب التسلسل الإداري.
- الحفاظ على منطقة الاستقبال منظمة ومرتبة تعكس صورة الشركة الاحترافية أمام الزوار.
- تقديم الدعم الإداري العام للفريق مثل طباعة المستندات، النسخ، والأرشفة الإلكترونية والورقية.
- التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية وتقديم المعلومات الأولية عن خدمات الشركة.
- متابعة مخزون مستلزمات المكتب الأمامي وطلب التجديد عند الحاجة بالتنسيق مع إدارة المشتريات.
الشروط والمسؤوليات الرئيسية
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في وظيفة استقبال أو خدمة عملاء ضمن بيئة شركات أو فنادق.
- إجادة تامة للغة العربية (لغة أم) واللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً بمستوى لا يقل عن جيد جداً.
- مهارة عالية في استخدام الحاسوب وتطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook) وأنظمة إدارة الزوار.
- مهارات تواصل شفهي وكتابي متميزة، مع قدرة على التعامل بلباقة وحزم مع شخصيات متنوعة.
- القدرة على العمل تحت ضغط وإنجاز مهام متعددة gleichzeitig مع الحفاظ على الدقة والهدوء.
- مظهر مهني لائق يعكس ثقافة الشركة، والالتزام بمواعيد الدوام الرسمي.
- إقامة سارية المفعول في دولة الإمارات العربية المتحدة (قابلة للنقل إن لزم).
المميزات والفوائد
- راتب تنافسي يحدد بعد المقابلة الشخصية بناءً على الخبرة والكفاءة.
- بيئة عمل مستقرة ضمن شركة AS Group ذات السمعة الطيبة في أبوظبي.
- موقع عمل استراتيجي في منطقة آل النهيان يسهل الوصول إليه.
- فرصة للتطور المهني داخل الفريق الإداري واكتساب خبرات متنوعة في إدارة المكاتب.
نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة
- أبرز في سيرتك الذاتية خبراتك المحددة في "إدارة المكاتب الأمامية" و"أنظمة الهاتف المتعددة" بكلمات مفتاحية مطابقة للوصف.
- جهز أمثلة عملية خلال المقابلة عن مواقف تعاملت فيها مع زائر غاضب أو ضغط مكالمات عالية وكيفية إدارتك لها بنجاح.
- أظهر إلمامك بمصطلحات الضيافة الإدارية ثنائية اللغة (عربي/إنجليزي) مثل: "Check-in procedures", "Visitor log management\).
- تأكد من خلو سيرتك من الأخطاء الإملائية في اللغتين، فالدقة اللغوية معيار أساسي لوظيفة الاستقبال.
- ابحث عن شركة AS Group قبل المقابلة واذكر معلومة محددة عن نشاطها لتثبت اهتمامك الحقيقي بالانضمام لفريقها.