سكرتارية تنفيذية | إدارة مكتبية في دبي

ملخص الوظيفة

تعلن شركة رائدة في دبي بشارع الشيخ زايد عن حاجتها إلى تعيين سكرتارية تنفيذية للانضمام إلى فريق العمل. يتضمن الدور الإداري مسؤوليات متعددة تهدف إلى دعم سير العمل بسلاسة وكفاءة داخل المؤسسة.

المسؤوليات

• إدارة المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني الوارد والصادر.
• تنظيم المواعيد والاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات.
• إعداد المراسلات والتقارير والملفات الإدارية.
• استقبال العملاء والزوار والتنسيق معهم باحترافية.
• متابعة الأعمال اليومية والتنسيق بين الإدارات المختلفة.
• إدارة وحفظ الملفات والسجلات.

المؤهلات

• خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية.
• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
• إجادة استخدام برامج الأوفيس وأنظمة إدارة المكاتب.
• قدرة على التعامل مع المهام المتعددة تحت ضغط العمل.
• إتقان اللغة العربية والتفاهم باللغة الإنجليزية يُعتبر ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة

• التواصل الفعّال مع الزملاء والعملاء.
• الدقة في تنفيذ المهام الإدارية والحفاظ على سرية المعلومات.
• التنسيق بين الأقسام المختلفة وضمان انسيابية العمل.
• إتقان إدارة الملفات والأرشفة الإلكترونية.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة.