وظيفة سكرتير تنفيذي مكة جدة للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

- استلام البريد اليومي

- عرض البريد على المدير

- توجيه البريد وفقاً للإختصاص. تصوير البريد القادم بحسب الأهمية

- توزيع البريد على الأقسام المتخصصة

- حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ

- تسجيل البريد الصادر

- حفظ صورة عن البريد الصادر

- إرسال البريد الصادر

- معالجة الاتصالات الهاتفية إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين

- استقبال المكالمات الهاتفية القادمة

- معرفة المتصل، والهدف من اتصاله

- تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة

- إجراء الاتصالات للمدير

- تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير

- إعداد المراسلات تحرير المادة المكتوبة

- طبع المادة المُحررة

- إجراء تصدير للمراسلات الصادرة

- تصوير المستندات والأوراق المطلوبة

- تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل

- تنظيم الاجتماعات حجز القاعات من أجل الاجتماعات

- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع. تجهيز قاعة الاجتماع

- استقبال المُشاركين في الاجتماع. تدوين الملاحظات في الاجتماع

- توزيع أوراق الاجتماع

- تنظيم مواعد المدير العام تسجيل بيانات الزوار

- عرض الأجندة على المدير

- تجهيز البيانات للمدير

- ترتيب السفريات جمع البيانات المُرتبطة بالسفر

- عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها

- إعداد ملف السفر

- إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير

- إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير

- تنظيم محفوظات الإدارة تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات

- تصنيف المحفوظات

- ترميز المحفوظات

- فهرسة المحفوظات

- إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة

- جلب الملفات عند طلبها

- متابعة أعمال الإدارة تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة

- الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي

- اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع

- حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص

- استخدام تطبيقات الحاسب الآلي مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word

- تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point

- إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel

- تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look

- إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access

- تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة

- مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي
دورات وشهادات ومؤهل في نفس المجال
شرط اساسي اجادة اللغة الانجليزي تحدث وكتابه
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)