نظرة عامة على الدور
يبحث قسم الاتصالات الاستراتيجية والخارجية في أبوظبي عن مساعد اتصالات وإدارة ذو خبرة عالية لتقديم دعم تنفيذي شامل على مستوى الإدارة العليا. يتطلب هذا الدور خبرة لا تقل عن 8 سنوات في بيئات الاتصالات والتسويق، مع قدرة مثبتة على إدارة العمليات الإدارية المعقدة، وتنسيق المشاريع، ودعم القرارات الاستراتيجية في بيئة عمل سريعة ومتطلبة.
المسؤوليات الرئيسية
تنسيق وإدارة العمليات الإدارية
- إدارة جدول المدير والمراسلات وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتدوين المحاضر وتتبع عناصر العمل والمتابعة بشأن القرارات الإدارية والموافقات المعلقة
- التنسيق الداخلي عبر الفرق والأقسام نيابة عن المدير لتسهيل تدفق المعلومات واتخاذ القرارات في الوقت المناسب
- الحفاظ على تقويم إداري منظم يتماشى مع الأحداث المؤسسية الرئيسية والمواعيد النهائية ودورات التقارير
- دعم انضمام أعضاء الفريق الجدد وتنسيق اللوجستيات لاجتماعات الإدارة وفعاليات الخروج
دعم إدارة مشاريع الاتصالات
- تتبع تقدم مشاريع الاتصالات النشطة والحملات مع الإشارة إلى التأخيرات والحفاظ على تقارير الحالة المحدثة
- الحفاظ على متتبع مركزي للمشاريع يغطي جميع مجالات العمل النشطة عبر الإدارة والوكالات الخارجية
- التنسيق مع شركاء الوكالة بشأن جداول التسليم ومواعيد التقديم وسير العمل للموافقات
- المساعدة في إعداد ملخصات المشاريع والعروض التقديمية والتحديثات الداخلية لمراجعة المدير
- دعم التخطيط والتنسيق اللوجستي لفعاليات الإدارة وأنشطة الصحافة والبرامج المؤسسية
دعم الشراء وإدارة الموردين
- إدارة عملية الشراء من البداية إلى النهاية لمشتريات الإدارة بما في ذلك رفع طلبات الشراء والحصول على الاقتباسات وتنسيق الموافقات وإصدار أوامر الشراء
- التواصل مع إدارات المالية والمشتريات لضمان معالجة العقود وأوامر الشراء والتجديدات في الوقت المناسب
- الحفاظ على سجل محدث للموردين لجميع العلاقات مع الوكالات والموردين بما في ذلك تواريخ انتهاء العقود وجداول التجديد
- دعم إعداد طلبات العروض والمستندات المتعلقة بالمناقصات بالتنسيق مع أعضاء الفريق المعنيين
- تتبع معالم أداء عقود الوكالات والإشارة إلى التجديدات أو الالتزامات القادمة
تتبع مالي وإدارة الميزانية
- مراقبة ميزانية التشغيل الخاصة بالإدارة وتتبع النفقات مقابل التخصيصات المعتمدة والإشارة إلى الفروقات
- معالجة وتتبع الفواتير من الوكالات والموردين بالتنسيق مع المالية لضمان الدفع في الوقت المحدد
- الحفاظ على سجل نفقات إداري وإنتاج ملخصات حالة الميزانية الشهرية للمدير
- دعم إعداد مقترحات الميزانية السنوية وميزانيات المشاريع وتوقعات مالية
- ضمان اكتمال جميع الوثائق المالية ودقتها وتقديمها وفقًا للسياسات المؤسسية
الأرشفة وإدارة السجلات
- الحفاظ على أرشيف رقمي شامل ومنظم لجميع مخرجات الإدارة بما في ذلك الحملات والتقارير والعقود والمراسلات
- تنفيذ نظام موحد للتسمية والتصنيف عبر جميع سجلات الإدارة
- ضمان أن جميع الأصول الاتصالية والقوالب وملفات العلامة التجارية تحت التحكم بالإصدارات وقابلة للوصول
- إدارة الاحتفاظ والتخلص من السجلات بما يتماشى مع المسؤوليات الرئيسية المؤسسية والتنظيمية
- تقديم خدمات نقطة الاتصال الإدارية لطلبات الوثائق والتدقيق ومراجعات الامتثال
دعم الاتصالات والتسويق (ماركوم)
- تنسيق المحتوى والتصميم وإنتاج التسليمات بين الفرق الداخلية والوكالات الخارجية
- المساعدة في إعداد مواد الاتصالات والتسويق والعروض التقديمية والتقارير
- دعم اللوجستيات لأنشطة الصحافة وجلسات التصوير والإحاطات الإعلامية والفعاليات المؤسسية
- ضمان الالتزام بسياسات ومعايير الصحة والسلامة المهنية المحلية والفيدرالية
إدارة بطاقة قياس الأداء
- تطوير وتحديث بطاقة قياس الأداء الخاصة بالإدارة بما يتماشى مع أهداف إدارة الاتصالات الاستراتيجية والخارجية
- التنسيق مع أعضاء الفريق لجمع والتحقق من البيانات وتوحيدها شهريًا وربع سنويًا وسنويًا
- تتبع التقدم مقابل الأهداف المعتمدة وتحديد الفجوات أو التأخيرات وتصعيد المخاطر في الوقت المناسب
- إعداد لوحات معلومات قياس الأداء وملخصات بطاقة الأداء وتقارير الأداء للمراجعة والتقارير الداخلية
- دعم المدير في وضع تعريفات قياس الأداء وطرق القياس وجداول التقارير وأصحاب المساءلة
- الحفاظ على الوثائق والأدلة والتحكم في الإصدارات المتعلقة بتقديمات قياس الأداء لأغراض التدقيق
المسؤوليات الرئيسية والمؤهلات
المؤهلات الأكاديمية
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو التسويق أو مجال ذي صلة
الخبرة المهنية
- 8+ سنوات من الخبرة في دور تنسيق أو عمليات أو دعم تنفيذي ضمن بيئة تسويقية أو اتصالات
- خبرة مثبتة في دعم المديرين التنفيذيين على مستوى الرئيس أو المدير وإدارة متطلبات التنسيق الإداري عالية المستوى
- خبرة مثبتة في عمليات الشراء وتتبع المالي وإدارة الوثائق وتقارير قياس الأداء والتنسيق عبر الوظائف
المهارات التقنية
- إجادة تامة لمجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع والتقارير
المهارات الشخصية والتنظيمية
- مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة أولويات متعددة في وقت واحد
- القدرة على العمل في بيئة سريعة ومتطلبة مع الحفاظ على الدقة والاهتمام بالتفاصيل
- مهارات تواصل ممتازة كتابية وشفوية لإدارة العلاقات الداخلية والخارجية
- قدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسية المهنية العالية
- المبادرة وحل المشكلات بشكل استباقي مع الحد الأدنى من الإشراف
لماذا هذا الدور؟
يوفر هذا الموقع فرصة فريدة للعمل في قلب إدارة الاتصالات الاستراتيجية والخارجية في الإمارات، حيث ستكون جزءًا أساسيًا من منظومة تدعم القرارات المؤسسية العليا. يتيح لك هذا الدور تطوير مهاراتك في إدارة المشاريع الاتصالية والتنسيق عبر الوظائف وإعداد تقارير قياس الأداء ضمن بيئة احترافية ديناميكية. إذا كنت تمتلك شغفًا بالتنظيم الإداري والدعم التنفيذي في قطاع الاتصالات، فإن هذا الموقع يمثل خطوة مهنية استثنائية في مسيرتك المهنية.