ملخص الدور
نبحث عن منسق إداري متمرس للانضمام إلى مكتب إدارة المشاريع (PMO) في مكتب إكسبو الإمارات. يتطلب الدور تقديم دعم إداري وتنسيقي شامل في بيئة سريعة الحركة تضم أصحاب مصلحة دوليين، مع التركيز على إدارة الاجتماعات، وتنسيق عمليات الشراء والمناقصات، وتتبع المشاريع، والتحكم في الوثائق، ودعم الإدارة المالية واللوجستيات.
المسؤوليات الرئيسية
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمكتب إدارة المشاريع ومكتب إكسبو الإمارات.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية: الجدولة، اللوجستيات، المتابعة، تدوين الملاحظات، وتوزيع محاضر الاجتماعات وعناصر العمل.
- دعم مكتب إدارة المشاريع في الحفاظ على تنظيم الوثائق والسجلات.
- التنسيق في الشراء والمناقصات: دعم إدارة حزم الشراء، إصدار اتفاقيات عدم الإفصاح (NDA)، طلبات الاقتراحات (RFP)، استبيانات التأهيل المسبق، ومستندات توضيح العطاءات.
- تنسيق الاتصالات مع مقدمي العطاءات والشركاء وأصحاب المصلحة خلال عمليات الشراء.
- تتبع الجداول الزمنية للشراء، مواعيد تقديم العروض، وجداول التقييم؛ دعم تنظيم اجتماعات تقييم المناقصات.
- الحفاظ على سجلات الشراء، والسجلات، وسجلات التقديم.
- دعم تتبع المهام والسجلات، وتنسيق المدخلات والوثائق المطلوبة من الفرق الداخلية والمستشارين الخارجيين.
- التنسيق بين الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان التوافق والتسليم في الوقت المحدد.
- تجميع المعلومات والبيانات اللازمة لإعداد تقارير المشاريع، ملفات التتبع، والعروض التقديمية.
- تنسيق ترتيبات السفر لموظفي مكتب إكسبو وأصحاب المصلحة: البحث عن خيارات السفر والإقامة، حجز التذاكر، الإقامة، النقل، والتنسيق مع شركاء السفر.
- دعم تنظيم ورش العمل واجتماعات التنسيق من خلال التخطيط للوجستيات والمهام الإدارية.
- دعم معالجة فواتير الاستشاريين بعد الموافقة، إدخال الفواتير في الأنظمة الداخلية، تتبع تقدم الدفع والمتابعة مع فرق المالية والشركاء.
- الحفاظ على وتنظيم السجلات للوثائق الرئيسية، المراسلات، ومواد الشراء؛ تحديث وصيانة مجلدات SharePoint/OneDrive وفق السياسات المعتمدة.
- دعم إعداد وتوزيع وثائق المشاريع والاتصالات الداخلية، وضمان إنشاء وصيانة أنظمة مشاركة المعلومات والملفات المناسبة.
- ضمان توافق ممارسات التحكم في الوثائق مع معايير مكتب إدارة المشاريع ومتطلبات الحوكمة.
المؤهلات والخبرة
- درجة جامعية في مجال ذي صلة (إدارة أعمال، إدارة مشاريع، أو ما يعادلها).
- شهادات مهنية في إدارة المشاريع مثل PMP مرغوبة بشدة.
- حد أدنى 3 سنوات من الخبرة المهنية في الأدوار الإدارية، التنسيق، أو دعم المشاريع.
- خبرة سابقة في دعم عمليات الشراء، المناقصات، أو فرق المشاريع تعتبر ميزة قوية.
- خبرة في العمل ضمن مشاريع كبيرة، فعاليات، أو بيئات حكومية ميزة إضافية.
- إتقان تام لـ Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) ضروري.
المهارات والسمات الأساسية
- مهارات تنظيم وتنسيق قوية مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
- مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية (يفضل إجادة اللغة العربية).
- القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة في وقت واحد.
- أسلوب عمل استباقي واستجابة سريعة في بيئة مشاريع سريعة.
- اتصال مهني ودبلوماسي عند التعامل مع الشركاء الخارجيين.
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بسرية تامة.
- المرونة للعمل خارج ساعات العمل القياسية عند الحاجة لدعم مواعيد الشراء، التنسيق الدولي، والمعالم الرئيسية للمشاريع.
- الاستعداد للسفر الدولي في بعض الأحيان.