وظيفة شاغرة سكرتير تنفيذي الرياض للعمل في الهندسة - المدنية والمعمارية

اولا - معالجة البريد :

1- يستلم البريد اليومي .

2- يفرز البريد اليومي .

3- يعرض البريد على المدير .

4- يوجه البريد حسب الاختصاص.

5- يصور البريد الوارد حسب الاهمية.

6- يوزع البريد على الاقسام المختصة .

7- يحفظ البريد الموجه للحفظ .

8- يسجل البريد الصادر.

9- يحفظ صورة من البريد الصادر.

10- يرسل البريد الصادر.

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية:

1- يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.

2- يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.

3- يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال.

4- يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص.

5- يجري الاتصالات المطلوبة للمدير.

6- يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.

ثالثا - اعداد المراسلات :

1- يحرر المادة المكتوبة.

2- يطبع المادة المحررة.

3- يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة.

4- يصور الاوراق والمستندات المطلوبة.

5- يصمم النماذج المطلوبة للعمل.

رابعا - تنظيم الاجتماعات :

1- يحجز قاعة الاجتماعات.

2- يوجه الدعوة للمشاركين.

3- يجهز قاعة الاجتماع.

4- يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع.

5- يدون الملاحظات في الاجتماع .

6- يعد محضر الاجتماع.

7- يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير العام :

1- يسجل بيانات الزوار.

2- يعرض الاجندة على المدير.

3- يجهز البيانات المطلوبة.

سادسا - استقبال زوار المدير العام :

1- يستقبل الزوار.

2- يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة.

3- يقوم باستقبال كبار الضيوف.

سابعا - ترتيب السفريات:

1- يجمع البيانات المتعلقة بالسفر .

2- يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.

3- يجهز ملف السفر.

4- يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.

5- يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

1- يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات .

2- يصنف المحفوظات .

3- يرمز المحفوظات.

4- يفهرس المحفوظات .

5- يحفظ المحفوظات .

6- يتلف المواد المحفوظة.

7- يحضر الملفات عند الطلب.

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

1- يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.

2- يطلع على ملف المتابعة يوميا.

3- يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع.

4- يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه.

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

1- يومن المواد والمستلزمات.

2- يعد بلاغات الصيانة والاعطال .

3- يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

4- يستلم المواد والمستلزمات للادارة.

5- يحضر المصروفات النثرية للادارة.

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:

1- يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word

2- يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point.

3- ينشى الجداول باستخدام Excel.

4- ينظم المواعيد باستخدام Out Look.

5- ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access.

6- يصمم الهيكل التنظيمي للادارة.

7- يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي.

ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:

1- يستخدم جهاز الفاكس.

2- يستخدم آلة التصوير.

3- يستخدم فرامة الورق.

4- يستخدم الماسح الضوئي.

5- يستخدم جهاز توصيل الصوت.

6- يستخدم اجهزة العرض الرأسية.

ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية :

1- يغير احبار الاجهزة .

2- يغذي الاجهزة المكتبية بالورق.

3- يصلح الاعطال البسيطة.

4- يبرمج الفاكس.

رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات :

1- يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات .

2- يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة.

3- يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.

4- يتابع البرامج المتخصصة.

5- يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.

خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:

1- يستخدم نموذج التقرير المناسب .

2- يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.

3- يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.

4- يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل
لن ينظر لطلبات التوظيف في حال عدم تطابق الشروط
اللغة الانجليزية متمكن قراءة وكتابة وتحدث
متمكن من مهارات الحاسب الألي
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)