وظيفة شاغرة مساعدة ادارية للعمل في الإدارة - إدارة عامة وإدارة أعمال مكة جدة

المهام والواجبات في المُسَانَدَاتِ الإدارية:

• تنظيم ملفات المكتب

• متابعة إدارة الوقت وجدول المواعيد للمدير والمديرين المباشرين

• الإشراف على عمل موظف الاستقبال والمراسل

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة الصادرة من قِبَلِ المدير

• عمل جدول عمل مع مدير المبيعات، وتجهيز محاضر الاجتماعات وتوزيعها

• تجهيز البريد اليومي، كالمذكرات والتعاميم والوثائق الإدارية وتقارير المعاملة ومذكرات ورسائل إدارة العقارات

• تجهيز وتحضير وطباعة الخطابات الرسمية

• استقبال الفاكسات والرد عليها

• الإشراف على طلبات العمل للموظفين الجدد الذين يرغبون في الانضمام إلى الشركة وترتيب مقابلات لهم

• المساعدة في تجهيز مواد التدريب

• متابعة المهام الإدارية المتعلِّقة بإجازات الموظفين السنوية وتحديد الأهداف

• القيام بكل ما يُطلب منه في حدود معرفته وقدراته

• متابعة عقود الصيانة بين الشركة وشركات الصيانة التي تقوم بصيانة تجهيزات وآلات الشركة

العلاقات الوظيفية:

• الاتصال المباشر مع مدير تطوير الأعمال والمديرين على اختلاف مسمياتهم في مكتب العمل

• تحديد وجهات الضيوف، واستقبال المكالمات التي تختصُّ بالطاقم الإداري التابع للمكان

• المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، وصيانة الأدلة العلمية

• إدارة جرد الأصول والإمدادات الخاصة بمكان العمل، ورصد المستوى الحرج للأسهم، وتوفير المصادر للمورِّدين، وتقديم الفواتير

• التنسيق بين الإدارات والوحدات العاملة في حل المشاكل
اجادة التعامل مع المنصات الحكومية
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)