موظف ريسبشن ومستقبلات للعمل بمدرسة خاصة في عين شمس الشرقية سكرتارية

عن الوظيفة

مدرسة خاصة مرموقة في منطقة عين شمس بمحافظة الشرقية تبحث عن موظف ريسبشن (استقبال) للعمل ضمن فريقها الإداري. يُعد دور موظف الاستقبال في المدارس الخاصة من الأدوار الحيوية والجوهرية، حيث يُمثل واجهة المدرسة وأول نقطة تواصل مع أولياء الأمور والزوار والطلاب. يتطلب هذا الدور مهارات تواصل عالية وقدرة على إدارة المهام الإدارية اليومية بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• استقبال الزوار وأولياء الأمور وتوجيههم إلى الأقسام المختصة داخل المدرسة بكل لباقة واحترافية.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها للإدارة أو المعلمين أو الأقسام المعنية.
• استقبال وتسليم الرسائل والمستندات والطرود الخاصة بالطلاب وأولياء الأمور.
• تنظيم ملفات الطلاب والمستندات الإدارية وحفظها بشكل منظم يسهل الرجوع إليها.
• المساعدة في إجراءات تسجيل الطلاب الجدد وتحديث بيانات الطلاب الحاليين.
• الإشراف على نظام الحضور والغياب اليومي وتنظيم السجلات الإدارية الخاصة بذلك.
• تنسيق مواعيد المقابلات بين أولياء الأمور والإدارة أو المعلمين حسب الجدول المحدد.
• المساعدة في إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية البسيطة عند الحاجة.
• الحفاظ على نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال لتكون صورة مشرفة تعكس مستوى المدرسة.
• التعامل مع الشكاوى والاستفسارات الواردة بشكل مهني وتحويلها للجهة المختصة.
• المساهمة في دعم الأنشطة والفعاليات المدرسية من خلال التنسيق الإداري اللازم.

المؤهلات والمسؤوليات الرئيسية الأساسية

• مؤهل علمي مناسب (دبلوم أو بكالوريوس) ويُفضل الحاصلون على مؤهلات في السكرتارية أو الإدارة.
• خبرة سابقة في مجال الاستقبال أو السكرتارية أو الأعمال الإدارية، ويُفضل الخبرة في المدارس أو المؤسسات التعليمية.
• إجادة استخدام الحاسوب الآلي والبرامج المكتبية الأساسية (Microsoft Word, Excel).
• مهارات تواصل ممتازة وقدرة على التعامل مع مختلف الفئات بلباقة واحترافية.
• مظهر لائق ومهذب يتناسب مع طبيعة العمل في بيئة تعليمية.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بكفاءة.
• حسن السيرة والسلوك والموثوقية في التعامل.
• القدرة على العمل بروح الفريق والتعاون مع الإدارة والمعلمين.

المهارات المفضلة

• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة تُعد ميزة إضافية.
• خبرة في التعامل مع أنظمة إدارة المدارس الإلكترونية.
• مهارات تنظيمية عالية في ترتيب المواعيد والمهام اليومية.
• القدرة على حل المشكلات البسيطة بشكل مستقل وسريع.

بيئة العمل

توفر المدرسة الخاصة بيئة عمل مهنية ومنظمة في قلب منطقة عين شمس بمحافظة الشرقية، مع فرصة للتطور المهني والوظيفي ضمن مؤسسة تعليمية تسعى للتميز. الوظيفة مناسبة للباحثين عن استقرار وظيفي في قطاع التعليم الخاص.