مساعد شخصي - أنثى من الفلبين فقط للعمل في سكرتارية أبوظبي

نظرة عامة على الدور

نبحث عن مساعد شخصي محترف ومنظم (أنثى من الفلبين فقط) للانضمام إلى فريقنا في أبوظبي. هذا الدور محوري في دعم الرئيس التنفيذي من خلال إدارة الجدول الزمني المعقد، وتنسيق السفر، والتعامل مع المراسلات الهامة. نحتاج إلى شخص استباقي، يمتلك مهارات استثنائية في التنظيم والتواصل، وقادر على العمل في بيئة سريعة الخطى. ستعمل بشكل وثيق مع الإدارة العليا لضمان سير العمليات اليومية بكفاءة.

المسؤوليات الأساسية

• إدارة التقويم والجدول الزمني: إدارة وتنظيم تقويم الرئيس التنفيذي المعقد بشكل استباقي، بما في ذلك تحديد المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات ومواعيد السفر مع اهتمام دقيق بالتفاصيل لضمان عدم حدوث أي تعارضات وتحقيق أقصى استفادة من الوقت.
• إدارة المراسلات: التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والبريد العادي. تصفية وترتيب الأولويات وتوجيه العناصر الهامة لاهتمام الرئيس التنفيذي، والرد نيابة عنهم عند الاقتضاء، مع الحفاظ على السرية التامة.
• تنسيق السفر: تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية بسلاسة، بما في ذلك حجز رحلات الطيران والفنادق والنقل البري، بالإضافة إلى التعامل مع متطلبات التأشيرات وجداول الرحلات. توقع الاحتياجات وضمان انتقالات سلسة خالية من المتاعب.
• إعداد الوثائق والتقارير: إعداد وتحرير وتنسيق الوثائق والعروض التقديمية والتقارير والعقود بدقة واحترافية عالية، بما يضمن الوضوح والدقة ويساهم في تقديم صورة ممتازة للإدارة أمام أصحاب المصلحة.
• دعم إداري شامل: القيام بأي مهام إدارية أخرى مطلوبة لضمان سير العمل بسلاسة، مثل تنظيم الملفات، وإدارة المصروفات النثرية، وطلب اللوازم المكتبية، والعمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والأقسام الأخرى.

المؤهلات المطلوبة

• التعليم: درجة البكالوريوس على الأقل في إدارة الأعمال أو الاتصالات أو أي مجال ذي صلة من مؤسسة فلبينية ذات سمعة طيبة.
• الخبرة: خبرة لا تقل عن 3 سنوات مؤكدة في دور مساعد شخصي أو مساعد تنفيذي، ويفضل أن تكون في دعم كبار التنفيذيين أو الأفراد من ذوي الثروات العالية.
• المهارات التقنية: إجادة تامة لاستخدام مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بالإضافة إلى المعرفة بأدوات الجدولة وإدارة المشاريع.
• المهارات الشخصية: مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية، مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بفعالية في بيئة ذات متطلبات متضاربة. مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية (يفضل).

ما نقدمه

هذه فرصة ممتازة للانضمام إلى شركة رائدة في أبوظبي. نحن نقدم بيئة عمل داعمة ومحفزة مع فرص للتطور الوظيفي. نضمن لك تجربة عمل احترافية مع فريق متعاون.