مساعد الرياض للعمل في سكرتارية

وصف الوظيفة

نبحث عن مساعد إداري متميز للانضمام إلى فريق العمل، حيث سيكون مسؤولاً عن تنظيم سير العمل اليومي، إدارة المراسلات والوثائق، وتقديم الدعم اللوجستي الشامل لضمان كفاءة العمليات الإدارية في المنشأة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة المراسلات والوثائق: تنظيم، أرشفة، وفهرسة الملفات والوثائق الرسمية (ورقياً وإلكترونياً) مع ضمان سهولة الوصول إليها وسريتها.
• التنسيق والاتصال: استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية، إدارة البريد الإلكتروني الرسمي، وتوجيه الاستفسارات للجهات المختصة.
• إعداد التقارير والخطابات: صياغة الخطابات الرسمية، المذكرات الداخلية، وإعداد التقارير الدورية الخاصة بسير العمل الإداري.
• تنظيم الاجتماعات: جدولة المواعيد والاجتماعات، حجز قاعات الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
• الدعم اللوجستي والمشتريات المكتبية: مراقبة مخزون المستلزمات المكتبية والقرطاسية، وتأمين طلبات الشراء للأجهزة والأدوات اللازمة بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• استقبال الزوار: الترحيب بضيوف الشركة وعملاءها وتوجيههم بشكل مهني يعكس الهوية الاحترافية للمنشأة.
• متابعة الإجراءات الحكومية والداخلية: متابعة تجديد التراخيص، المعاملات الإدارية، وعقود الخدمات والصيانة الخاصة بمقر العمل.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• المؤهل العلمي: شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، تقنية المكاتب، أو أي تخصص ذي صلة.
• الخبرة: يُفضّل من لديه خبرة عملية سابقة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري أو السكرتارية التنفيذية.

المهارات التقنية واللغوية

• المهارات التقنية: إجادة تامة للتعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint) والقدرة على التعامل مع أنظمة الأتمتة الإدارية والسحابية.
• اللغات: إتقان تام للغة العربية (تحدثاً وكتابة)، مع مهارات جيدة جداً في اللغة الإنجليزية.