نظرة عامة على الوظيفة
نبحث عن سكرتيرة تنفيذية ذات خبرة متميزة للانضمام إلى فريق عمل شركة مقاولات رائدة في الرياض. تتطلب هذه الوظيفة احترافية عالية في إدارة المكاتب التنفيذية، وتنسيق المواعيد، ومتابعة المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية، مع إلمام بطبيعة عمل قطاع المقاولات والمشاريع الإنشائية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة جدول مواعيد الإدارة العليا وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع المقاولين والموردين والعملاء.
- إعداد وكتابة المحاضر الرسمية للاجتماعات، وتوزيعها على الجهات المعنية مع متابعة تنفيذ التوصيات.
- متابعة البريد الوارد والصادر (الإلكتروني والورقي)، وتصنيفه، وأرشفته وفق أنظمة الشركة المعتمدة.
- التنسيق مع أقسام المشاريع، والمشتريات، والمالية لتسهيل سير العمل اليومي وضمان توفر المستندات المطلوبة.
- استقبال الزوار والمكالمات الهاتفية باحترافية، وتوجيههم للأقسام المختصة.
- إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية المتعلقة بتقدم المشاريع والأنشطة الإدارية.
- متابعة تجديد التراخيص، والتصاريح، والعقود الخاصة بالمشاريع بالتنسيق مع الجهات الحكومية.
- الحفاظ على سرية المعلومات والمستندات الحساسة المتعلقة بالمشاريع والعقود.
المسؤوليات الرئيسية الوظيفية (المهارات الصلبة)
- خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في السكرتارية التنفيذية، ويفضل في شركات المقاولات أو القطاع الهندسي.
- إجادة تامة لـ برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بسرعة ودقة عالية.
- مهارة ممتازة في اللغة العربية (كتابة وتحدث)، واللغة الإنجليزية بمستوى جيد جداً للمراسلات والمحادثات.
- القدرة على استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية وأنظمة إدارة المشاريع (مثل Primavera أو MS Project) ميزة إضافية.
- المعرفة بإجراءات المراسلات الرسمية، وكتابة الخطابات، والمذكرات الإدارية.
- الإقامة في الرياض أو الاستعداد للالتزام بالدوام الكامل في مقر الشركة.
المهارات الشخصية والسلوكية (المهارات الناعمة)
- التنظيم وإدارة الوقت: القدرة على التعامل مع مهام متعددة وأولويات متغيرة بكفاءة.
- التواصل الفعّال: لباقة في الحديث، ووضوح في الكتابة، ومهارة في التعامل مع شخصيات مختلفة.
- السرية والأمانة: التزام تام بسرية معلومات الشركة والمشاريع.
- المرونة وتحمل ضغط العمل: التكيف مع متطلبات قطاع المقاولات الديناميكي.
- العمل بروح الفريق: التعاون مع الزملاء في الأقسام المختلفة لتحقيق أهداف الشركة.
- الاهتمام بالتفاصيل: دقة في المراجعة، وتجنب الأخطاء في المستندات الرسمية.
لماذا هذه الوظيفة؟
انضمامك إلى شركة مقاولات راسخة في الرياض يمنحك فرصة للعمل في بيئة مهنية محفزة، والمساهمة في مشاريع إنشائية كبرى تشكل معالم المدينة. ستكتسب خبرة عميقة في الإدارة التنفيذية لقطاع حيوي، مع مسار وظيفي واضح للتطور والنمو المهني، وحزمة مزايا تنافسية تقدر كفاءتك وتفانيك.