سكرتيرة تنفيذية وأعمال إدارية | جمعية كاريتاس مصر - مركز سيتي للتدريب سوهاج للعمل في سكرتارية

عن الوظيفة

تعلن جمعية كاريتاس مصر - مركز سيتي للتدريب والدراسات في الإعاقة عن توفر فرصة وظيفية متميزة لشغل منصب سكرتيرة وأعمال إدارية في مقر المركز بمدينة سوهاج. تبحث الجمعية عن مرشحة منظمة، ذات كفاءة عالية في إدارة المكاتب والدعم الإداري، للانضمام إلى فريق عمل مهني يخدم رسالة إنسانية وتنموية رائدة في صعيد مصر.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• إدارة المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الخطابات الرسمية، الفاكسات) بأعلى درجات الدقة والسرية.
• تنظيم مواعيد المدير التنفيذي وفريق الإدارة، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية بما في ذلك إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• أرشفة وحفظ المستندات والملفات (إلكترونياً وورقياً) وفق أنظمة أرشفة حديثة تضمن سهولة الاسترجاع.
• استقبال الزوار والمكالمات الهاتفية باحترافية، وتوجيه الاستفسارات للجهات المختصة.
• إعداد التقارير الدورية، العروض التقديمية، والمذكرات الإدارية باللغتين العربية والإنجليزية.
• متابعة المخزون المكتبي واحتياجات المركز من المستلزمات، والتنسيق مع المشتريات.
• دعم فعاليات المركز التدريبية والندوات (التسجيل، تجهيز القاعات، متابعة الحضور).
• التنسيق مع الفروع والأقسام المختلفة لضمان انسيابية سير العمل الإداري.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• المؤهل الدراسي: بكالوريوس تجارة، آداب (لغة إنجليزية)، حاسب آلي، أو ما يعادلها.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن سنتين في أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب، ويفضل في قطاع المنظمات غير الحكومية أو الجهات التدريبية.
• إجادة تامة لبرامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بسرعة وكفاءة عالية.
• مهارات لغوية: إجادة اللغة العربية (كتابة وتحدث) ومستوى جيد جداً في اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة ومراسلات).
• مهارات تواصل ممتازة، قدرة على العمل تحت الضغط، والالتزام التام بالسرية وأخلاقيات العمل المؤسسي.
• الإقامة في محافظة سوهاج أو القدرة على الالتزام بالدوام اليومي في مقر المركز.

المهارات المفضلة (تمنح أفضلية)

• خبرة سابقة في أنظمة إدارة قواعد البيانات أو أنظمة الموارد البشرية (HRMS).
• المعرفة بإجراءات المراسلات الرسمية الحكومية والمؤسسية.
• مهارات في تنظيم الفعاليات والورش التدريبية.
• إجادة مهارات الكتابة الوظيفية والتحرير الإداري باللغتين.

ما يميز هذه الفرصة

• بيئة عمل مهنية وإنسانية: العمل ضمن مؤسسة عريقة (كاريتاس مصر) ذات رسالة تنموية واجتماعية مؤثرة.
• استقرار وظيفي: عقد عمل رسمي مع مزايا تأمينية واجتماعية وفق قانون العمل المصري.
• تطوير مهني مستمر: فرص للتدريب وبناء القدرات داخل مركز متخصص في التدريب والدراسات.
• موقع استراتيجي: مقر العمل في مدينة سوهاج، مما يوفر استقراراً للمقيمين في المحافظة والمحافظات المجاورة.