مطلوب مساعد اداري للعمل في تربة, السعودية مكة المكرمة سكرتارية

وصف وظيفة مساعد إداري في تربة، السعودية

نبحث عن مساعد إداري متميز للانضمام إلى فريق العمل في تربة، المملكة العربية السعودية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية عالية، إجادة التعامل مع المراسلات، وإدارة المهام المكتبية اليومية بكفاءة واحترافية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة المراسلات والاتصالات: استقبال وفرز وإعادة توجيه المراسلات الواردة والصادرة، والرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للجهات المختصة.
• التعامل مع الطلبات والاستفسارات: معالجة الطلبات والاستفسارات الواردة من الموظفين والعملاء بشكل مناسب وفي الوقت المحدد.
• إدارة المواعيد والاجتماعات: تنظيم مذكرات العمل، جدولة الاجتماعات والمواعيد، ومتابعة الحضور وإعداد محاضر الاجتماعات.
• ترتيبات السفر والحجوزات: اتخاذ ترتيبات السفر اللازمة للموظفين، وإتمام إجراءات حجز تذاكر الطيران والفنادق ووسائل النقل.
• إدارة اللوازم المكتبية: متابعة المخزون من اللوازم المكتبية، تقديم طلبات الشراء الدورية، وضمان توفر المستلزمات باستمرار.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية: إعداد التقارير الدورية، العروض التقديمية، والملخصات التنفيذية بدقة واحترافية.
• نظام الأرشفة والملفات: ترتيب والحفاظ على نظام ملفات مكتبية منظم (ورقي وإلكتروني)، وضمان سهولة استرجاع المعلومات.

المسؤوليات الرئيسية والمؤهلات المطلوبة

• المعرفة التقنية: إجادة تامة لنظم إدارة المكاتب الحديثة، والإجراءات الإدارية المعتمدة.
• مهارات الحاسوب: إتقان استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وبرامج الأرشفة الإلكترونية.
• مهارات التواصل: مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغة العربية، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية.
• القدرات التنظيمية: قدرة عالية على تعدد المهام، تحديد الأولويات، والعمل تحت الضغط مع الحفاظ على الدقة.
• السرية والأمانة: الالتزام التام بسرية المعلومات والبيانات الإدارية الحساسة.
• الخبرة العملية: خبرة سابقة في مجال السكرتارية أو المساعد الإداري (يفضل 1-3 سنوات).
• المؤهل التعليمي: شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، أو تخصص ذي صلة.

كلمات مفتاحية للبحث

وظائف إدارية في تربة، مساعد إداري السعودية، سكرتارية تنفيذية، إدارة مكاتب، وظائف إدارية في مكة المكرمة، توظيف فوري مساعد إداري، مهارات تنظيمية، أرشفة إلكترونية، إدارة مراسلات، جدولة اجتماعات.