مسؤول خدمات المكتبة | إدارة المكتبات وأرشفتها أبوظبي للعمل في موظفين

ملخص الدور

يبحث عن مسؤول خدمات مكتبة للعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة، يتولى إدارة العمليات اليومية للمكتبة وتقديم خدمات متميزة للمتعاملين، مع ضمان تطبيق الإجراءات المعتمدة والحفاظ على جودة الخدمات وفق أعلى المعايير.

المسؤوليات الرئيسية

• الدعم الإداري: المساعدة في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق الإجراءات والعمليات المعتمدة، وإعداد ومتابعة الجدول اليومي لمدير الإدارة.
• تنظيم الاجتماعات: الإعداد والتنسيق والتنظيم لجميع الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد الوثائق ذات الصلة وصياغة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة.
• إدارة الوثائق والمحفوظات: إدارة الوثائق الواردة والصادرة بحسب الإجراءات والنظم المتبعة، وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية وأرشفتها والمحافظة عليها بكفاءة.
• خدمة المتعاملين: استقبال ومرافقة الزوار وإرشادهم إلى المرافق والمقتنيات والخدمات، وتقديم المساعدة والإرشاد المعلوماتي في البحث ضمن فهارس وقواعد البيانات.
• إدارة الإعارة: إدارة عمليات إعارة الكتب واستردادها ومتابعة الالتزام بالمدد المحددة وحل المشاكل اليومية للمتعاملين.
• الجرد والتنظيم: إجراء أعمال الجرد السنوي للكتب وأعمال التعشيب واستلام كتب الإهداء والتجليد، والتأكد من مطابقة المواد الجديدة للبيانات المدخلة.
• الجولات التفقدية: القيام بالجولات اليومية على قاعات المكتبة للتأكد من نظافتها وترتيب الكتب على الأرفف حسب النظام المعتمد، ورصد الصيانة المطلوبة للمباني والمعدات والأجهزة.
• حجز المساحات: إتمام إجراءات طلبات حجز المساحات المقدمة من المتعاملين.
• الجودة والتميز: متابعة تطبيق معايير نظام النجوم العالمي وتنفيذ المشاريع والمبادرات المنبثقة عن نتائج التقييم، ومناقشة تقارير الأداء ونتائج دراسات المتسوق السري والاستبيانات ومؤشر السعادة واقتراح الإجراءات التصحيحية.
• إعداد التقارير: المساعدة في إعداد التقارير الدورية والسنوية والعروض التقديمية عن الإنجازات والمعوقات والاقتراحات التحسينية.
• المبادرات التطويرية: حصر الأفكار المتعلقة بالتحسين وسعادة الموظفين واقتراح مبادرات تطويرية بالتنسيق مع فريق استيفاء متطلبات معيار خدمات سبع نجوم.
• أمن المعلومات: ضمان سرية جميع الأعمال والمعلومات والبيانات والمراسلات، والالتزام بسياسات أمن المعلومات وإبلاغ ضابط أمن المعلومات عن أي تجاوزات.
• السلامة المهنية: الالتزام بإجراءات وسياسة وتعليمات السلامة والصحة المهنية وسياسة نظام إدارة البيئة المطبقة في الهيئة.

المؤهلات والمسؤوليات الرئيسية

• التعليم: ثانوية عامة كحد أدنى.
• الخبرة: من 0 إلى 2 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في مجال خدمات المكتبات أو الأعمال الإدارية.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية قوية في إدارة الملفات والوثائق.
• القدرة على التعامل مع أنظمة الفهارس وقواعد البيانات.
• مهارات التواصل الفعال وخدمة المتعاملين.
• القدرة على إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات.
• الالتزام بالسرية في التعامل مع المعلومات والبيانات.
• معرفة بإجراءات أمن المعلومات والسلامة المهنية.
• القدرة على العمل ضمن فريق والمساهمة في المبادرات التطويرية.