نظرة عامة على الوظيفة
نبحث عن مساعد إداري متميز للانضمام إلى فريقنا في الدمام، المنطقة الشرقية. يتطلب الدور مهارات تنظيمية عالية، وقدرة على التعامل مع استفسارات العملاء باحترافية، ودعم العمليات الإدارية اليومية لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة الاستفسارات والشكاوى: استقبال ومتابعة جميع الاستعلامات والملاحظات الواردة من العملاء عبر القنوات المختلفة، وضمان سرعة الاستجابة لها بما يتوافق مع معايير الجودة.
- التواصل الاحترافي: التعامل مع المستفسرين والمشتكين بأسلوب لائق ومهني يتناسب مع طبيعة كل استعلام أو شكوى، ويعكس مكانة الشركة وسمعتها.
- تنفيذ السياسات المعتمدة: تطبيق سياسات وتعليمات خدمة العملاء المعتمدة من الإدارة بدقة، ومتابعة تحديثاتها بشكل دوري.
- إعداد التقارير الدورية: كتابة تقرير يومي مفصل يوضح ما تم إنجازه من أعمال، والمهام المنجزة، والملاحظات الواردة، ورفعها للإدارة المختصة.
- الدعم الإداري الشامل: تقديم الدعم اللازم للفرق المختلفة، وتنظيم المواعيد، وإدارة المراسلات، وأرشفة المستندات، ومتابعة المهام الإدارية الروتينية.
- متابعة الإجراءات: ضمان استكمال الإجراءات المتعلقة بطلبات العملاء ومتابعة حالتها حتى الإغلاق النهائي.
المسؤوليات الرئيسية الأساسية (الشروط الواجب توافرها)
- المؤهل العلمي: شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضل دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة أو تخصص ذي صلة.
- الخبرة العملية: خبرة سابقة لا تقل عن سنة واحدة في مجال السكرتارية، الشؤون الإدارية، أو خدمة العملاء.
- إجادة اللغة العربية تحدثاً وكتابة، ويفضل إلمام أساسي باللغة الإنجليزية.
- مهارة عالية في استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
- قدرة على العمل تحت الضغط، وإدارة الوقت بفعالية، وتعدد المهام.
- مهارات تواصل ممتازة (شفهية وكتابية)، وذكاء في التعامل مع المواقف الصعبة.
- الالتزام بالحضور والانضباط الوظيفي، والقدرة على العمل ضمن فريق.
المؤهلات المفضلة (ميزة إضافية)
- خبرة سابقة في نفس القطاع أو بيئة عمل مشابهة.
- إجادة استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).
- دورات تدريبية معتمدة في السكرتارية التنفيذية، إدارة المكاتب، أو خدمة العملاء.
- المعرفة بأنظمة الموارد البشرية الأساسية.
بيئة العمل والمزايا
بيئة عمل مهنية محفزة في الدمام، توفر فرص التطور الوظيفي، والتدريب المستمر، والرواتب التنافسية وفق الخبرة والكفاءة.