السكرتير التنفيذي للإدارة - خلفية تكنولوجية المنطقة الشرقية للعمل في سكرتارية

نظرة عامة على الدور

نبحث عن سكرتير تنفيذي للإدارة عالي المستوى ومتمكن تقنيًا لدعم المدير التنفيذي للتكنولوجيا (CTO) بشكل مباشر والتواصل مع فريق المديرين التنفيذيين على مستوى C. هذه ليست وظيفة إدارية تقليدية؛ نحن نبحث عن محترف لديه 8+ سنوات من خبرة الدعم على مستوى C-suite ويتحدث لغة التكنولوجيا. بصفتك السكرتير التنفيذي للإدارة، ستكون الشريك الموثوق والحارس الأساسي لـ CTO، مع تركيزك على التنفيذ الإداري السلس، وإدارة أصحاب المصلحة على مستوى عالٍ، وتحسين الجدول الزمني.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التقويم والجدول الزمني: إدارة وتحسين تقويم CTO المعقد بشكل استباقي، مع إعطاء الأولوية للاجتماعات ذات الأهمية الكبيرة، وحل النزاعات الجدولة، وضمان سير العمل اليومي بسلاسة.
• حراسة التنفيذيين: العمل كنقطة الاتصال الأساسية لمكتب CTO. فرز وإدارة المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والزوار، والمراسلات بشكل احترافي.
• تنسيق الاجتماعات ومجلس الإدارة: تنظيم وتسهيل الاجتماعات على مستوى C والإدارات. إعداد أجندات مفصلة، وتجميع مواد الإحاطة، وصياغة محاضر الاجتماعات بدقة، وتتبع عناصر العمل حتى الاكتمال.
• السفر واللوجستيات: تخطيط وتنسيق مسارات سفر محلية ودولية خالية من العيوب، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وحجوزات الطيران/الفنادق، ووسائل النقل الأرضية.
• تحضير الوثائق والعروض التقديمية: صياغة وتحرير وتنسيق المراسلات المهنية، والمذكرات، والتقارير، والعروض التقديمية على مستوى التنفيذيين.
• الوساطة والتواصل: العمل كجسر مهني للتواصل بين مكتب CTO ورؤساء الأقسام الداخلية والشركاء العالميين والموردين الخارجيين.
• إدارة المعلومات والملفات: الحفاظ على نظام ملفات رقمي وفعلي منظم للغاية وآمن وسري لجميع الوثائق على مستوى التنفيذيين.

المؤهلات المطلوبة

• الخبرة: ثماني سنوات على الأقل من الخبرة المخصصة كسكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي، مع سجل حافل من دعم التنفيذيين على مستوى C (الرؤساء التنفيذيين، ومديري المالية، ومديري التكنولوجيا، أو أعضاء مجلس الإدارة).
• التعليم: درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإنجليزية، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة (مفضل).
• مهارات اللغة: الطلاقة في اللغة الإنجليزية على مستوى قاعة الاجتماعات كتابةً وتحدثًا إلزامية. المحادثة أو المهنية العربية ميزة كبيرة للتنسيق المحلي.

الكفاءات الرئيسية

• اللباقة والدبلوماسية على مستوى C-Suite: مهارات استثنائية في التعامل والتواصل، مع الثقة في التفاعل مع أصحاب المصلحة البارزين وأعضاء مجلس الإدارة.
• تنظيم استثنائي: بارع في تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة، يمكنه إدارة المواعيد النهائية الضيقة والضغوط العالية بمهارة.
• السرية المطلقة: قدرة مثبتة على التعامل مع معلومات الشركات الحساسة والمملوكة والسرية للغاية.
• إجادة الأدوات الحديثة: إجادة كاملة في الأدوات المؤسسية القياسية (مجموعة Microsoft Office، Google Workspace، ومنصات الاتصال الحديثة).