عن الدور
انضم إلى شركة البلد الأمين للتطوير والتعمير الحضري في مكة المكرمة كمنسق للاتصالات الإدارية والوثائق والمحفوظات. ستكون نقطة الارتكاز الأساسية لمكتب الرئيس التنفيذي، حيث تقدم دعماً إدارياً متكاملاً يضمن انسيابية العمل اليومي ودقة المراسلات والتواصل الداخلي والخارجي. يتيح لك هذا الدور المساهمة الفعالة في دعم مشاريع التطوير الحضري المستدام التي تخدم سكان وزوار المدينة المقدسة.
المسؤوليات الأساسية
الدعم الإداري اليومي
- تنفيذ الأعمال الإدارية اليومية لمكتب الرئيس التنفيذي بكفاءة واحترافية.
- تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية وفق أنظمة الأرشفة المعتمدة.
- إعداد المراسلات الإدارية وتوثيقها ومتابعتها وفق الإجراءات المعتمدة.
التنسيق والمتابعة
- تنسيق المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية للرئيس التنفيذي.
- متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن مكتب الرئيس التنفيذي مع الإدارات المختلفة.
- التنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية لضمان إنجاز المهام ضمن الإطار الزمني المحدد.
الاجتماعات واللجان
- إعداد جداول الأعمال وتجهيز العروض والملفات الخاصة بالاجتماعات.
- تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات والمخرجات.
- ضمان التوثيق الكامل لجميع الإجراءات والقرارات المتخذة.
التواصل الإداري
- إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية نيابة عن مكتب الرئيس التنفيذي.
- الرد على الاستفسارات والمخاطبات الرسمية باحترافية وسرية تامة.
- ضمان تدفق المعلومات بدقة وسرعة بين جميع الأطراف المعنية.
التوثيق والحوكمة
- حفظ وأرشفة القرارات والتوجيهات التنفيذية بشكل منظم وممنهج.
- ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات العمل ومتطلبات الحوكمة.
- دعم جهود التنظيم الداخلي وتطبيق أفضل ممارسات إدارة المكاتب.
التحسين المستمر
- اقتراح تحسينات على الإجراءات الإدارية والتنظيمية الحالية.
- دعم مبادرات تطوير أداء مكتب الرئيس التنفيذي ورفع كفاءة سير العمل.
- المساهمة في تبسيط العمليات وتسريع إنجاز المهام اليومية.
التقارير الدورية
- إعداد تقارير متابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة عن الرئيس التنفيذي.
- إصدار تقير الأعمال الإدارية المنجزة بشكل دوري.
- توثيق قرارات الاجتماعات وإعداد تقارير المتابعة الشاملة.
المؤهلات المطلوبة
- دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة العامة، إدارة الأعمال، الأنظمة أو ما يعادلها.
- خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال الدعم الإداري أو التنسيق التنفيذي.
المهارات المطلوبة
- مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت وتعدد المهام.
- إجادة إعداد المراسلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات باللغة العربية.
- إتقان استخدام برامج المكتب (Word, Excel, PowerPoint) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
- مهارات تواصل ممتازة ولباقة عالية في التعامل مع مختلف المستويات الإدارية.
- القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية بدقة.
السمات الشخصية
- دقة عالية في العمل واهتمام شديد بالتفاصيل.
- صبر وقدرة على المتابعة المستمرة وحل المشكلات.
- مهارات تواصل قوية وقدرة على بناء علاقات مهنية فعالة.
- تحمل ضغط العمل مع الحفاظ على جودة المخرجات.
- التزام تام بالسرية والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
ما يميز هذه الفرصة
- العمل ضمن شركة البلد الأمين للتطوير والتعمير الحضري الذراع الاستثمار لأمانة مكة المكرمة.
- فرصة المشاركة في مشاريع تطوير حضري مستدام تخدم أكثر من 60 مليون متر مربع داخل المدينة المقدسة.
- بيئة عمل احترافية تتيح التطور المهني في قلب منظومة التطوير الحضري بمكة.
- التعاون مع شرائح متنوعة من الجهات الحكومية والخاصة في مشاريع ذات أثر مجتمعي ملموس.
- دور محوري في دعم القيادة التنفيذية والمساهمة في صنع القرارات الاستراتيجية.