عن الوظيفة
فرصة نادرة لمساعد تنفيذي استثنائي للانضمام إلى المكتب العائلي الخاص لرئيس ذي ثروة عالية في مكاتب جميلة بمنطقة بيلجرافيا. هذه الوظيفة الجديدة تتبع مباشرة رئيس طاقم استثنائي، معروف باستثماره في توجيه وتطوير فريقه، مما يجعلها فرصة رائعة لمساعد تنفيذي طموح يتطلع إلى تنمية مسيرته المهنية على أعلى مستوى من دعم المكتب الخاص.
المسؤوليات الرئيسية
- دعم رئيس الطاقم في إدارة جدول أعمال الرئيس وتنسيق الاجتماعات ولوجستيات السفر عبر عدة أعمال واهتمامات المكتب العائلي.
- المساعدة في إعداد مواد الإحاطة وحزم الاجتماعات والبحث الخلفي للرئيس.
- إدارة صندوق البريد وصياغة المراسلات الروتينية وتتبع الردود.
- إدارة تدفق ثقيل ومستمر من التواصل من الرئيس وإنشاء المتعقبين والحفاظ على تحديث جميع مجاري العمل.
- تنسيق لوجستيات الاجتماعات التجارية والشخصية، بما في ذلك اجتماعات المجلس ومكالمات المستثمرين ومراجعات الأعمال.
- التخطيط والبحث وإدارة السفر المعقد (خاص أو تجاري)، التأشيرات، الإقامة، وجداول تفصيلية.
- تقديم دعم إداري استباقي عبر أولويات تتغير باستمرار.
- إدارة الأحداث عالية المستوى والضيافة من البداية حتى الانتهاء.
- تتبع الإجراءات والمواعيد النهائية والمتابعات عبر محفظة الرئيس.
- التواصل مع الفرق الداخلية والمساهمين الخارجيين لضمان التنسيق السلس.
- المساعدة في التحضير والمتابعة للاجتماعات الرئيسية.
- دعم المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
- التواصل مع فريق الفن والحفاظ على سجلات ولوجستيات دقيقة.
- دعم فريق المكتب العائلي في إدارة الأصول عالية القيمة.
- إدارة النفقات والميزانيات وتتبع الشؤون المالية.
- دعم الرئيس في أي شيء وكل شيء على الجانب الشخصي لضمان سير حياته الخاصة بسلاسة.
- العمل مع الفريق الأوسع لتحضير الممتلكات قبل وصول الرئيس.
- إدارة جميع المواعيد الصحية والرفاهية، الطبية ونمط الحياة.
- العمل كيد يمنى حقيقية لرئيس الطاقم.
- التعامل مع جميع المعلومات بسرية واحترافية مطلقة.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة مثبتة في بيئة سريعة الوتيرة وعالية الضغط.
- مهارات تنظيم وتتبع استثنائية.
- سرية واحترافية لا تشوبها شائبة.
- الحق في العمل في المملكة المتحدة.
- متاح خلال فترة إشعار لا تزيد عن شهر واحد.
- شخص دافئ ومنفتح وودود يكون إيجابيًا في المواقف العصيبة.
- حل مشكلات مبتكر وشخص مرتاح لاستخدام مبادرته.
الخبرة المفضلة
- مساعد تنفيذي أو مساعد خاص متوسط المستوى عمل في بيئة سريعة الوتيرة تدير أحمال عمل مزدحمة.
- مهارات إدارية وتشغيلية قابلة للتحويل مثل الأحداث أو السفر الفاخر أو خدمات الكونسيرج.
- 3-4 سنوات على الأقل من العمل في بيئة مكتبية مع مهارات MS قوية وفهم جيد للأنظمة والعمليات.
- منظم للغاية مع القدرة على متابعة عدة مجاري عمل دون ترك أي شيء يسقط.
- مريح وسعيد بالإدارة التفصيلية اليومية بالإضافة إلى العمل على مشاريع أكثر إثارة.
- قابل للتكيف وغير مقيد بوصف وظيفي صارم.
- مرتاح مع التواصل المعقول خارج ساعات العمل (معظمها عبر واتساب) وقادر على تقييم الأولويات.