مساعد تنفيذي للعمل في سكرتارية مكة المكرمة

الوصف الوظيفي

نبحث عن مساعد تنفيذي محترف ليكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الإدارة التنفيذية والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين. يتطلب الدور إدارة تدفق المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب، وتنظيم الجداول الزمنية، وتنسيق السفر والإقامة، ومتابعة نفقات بطاقات الائتمان، وإعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة تقاويم المديرين وتنظيم الاجتماعات ومواعيد العمل.
• تنظيم ترتيبات السفر والإقامة للوفود والمديرين.
• تتبع نفقات بطاقات الائتمان وتقديمها للحسابات لاسترداد المدير.
• تنسيق المعلومات للتواصل الداخلي والخارجي، بما في ذلك المذكرات والإيميلات والعروض التقديمية والتقارير.
• تدوين محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الجهات المعنية.
• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات.
• تنظيم وصيانة نظام حفظ الملفات في المكتب.
• التنسيق مع رؤساء القطاعات وفريق المبيعات في المملكة العربية السعودية.
• التنسيق مع الشركاء في الهند وفق توجيهات المدير.
• إدارة مكتب المدير من البداية إلى النهاية وضمان سير العمل بكفاءة.

المؤهلات والمهارات المطلوبة

• الخبرة: خبرة لا تقل عن 4 سنوات كمساعد تنفيذي لمستوى C-suite (الرئيس التنفيذي، المديرون، CXO، CCO، إلخ).
• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• المهارات التقنية: إتقان ممتاز لبرنامج MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) ومعرفة بأجهزة المكتب والتطبيقات مثل التقويمات الإلكترونية وآلات النسخ.
• المهارات الشخصية: مهارات تنظيم وإدارة وقت بارعة، مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة، قدرة على التمييز والسرية التامة.
• المعايير العمرية: من 25 إلى 33 سنة.
• ميزة إضافية: يفضل المرشح غير المتزوج.

المزايا والفوائد

• راتب تنافسي حسب المعايير الصناعية.
• تأمين طبي شامل.
• إجازة سنوية مدفوعة.