نظرة عامة على الوظيفة
فرصة مميزة للانضمام إلى فريق عمل في أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة، في قطاع الهندسة المدنية. نحن نبحث عن مدير مستندات - سجلات الهندسة محترف وموثوق، يتمتع بخبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال التحكم في المستندات، لإدارة سجلات المشاريع، ملفات الهندسة، وتدفقات المستندات الإلكترونية داخل بيئة مكتب الموقع. هذا الدور محوري لضمان دقة وسرعة تدفق المعلومات بين فرق المشروع، مما يساهم في نجاح التسليم والامتثال للمعايير.
المسؤوليات الرئيسية
- تنسيق تدفق المستندات بين عمليات المشروع، التخصصات الهندسية، فرق البناء، والإدارات المختلفة.
- معالجة مستندات المشروع وفقًا للإجراءات المعتمدة وإرشادات التحكم في المستندات.
- الحفاظ على أنظمة ترقيم المستندات، متطلبات الموافقة، تدفقات التوقيع، وإجراءات التوزيع الخاضعة للتحكم.
- استلام، تسجيل، تتبع، مراقبة، وتحديث مستندات المشروع باستخدام برامج إدارة المستندات وقواعد البيانات.
- إعداد سجلات المستندات، الإرساليات، تقارير الحالة، ومقتطفات التسجيل.
- إدخال بيانات المشروع بدقة باستخدام أدوات الأتمتة المكتبية والتطبيقات المتخصصة.
- مسح المستندات للتخزين الإلكتروني وضمان حفظها في الموقع الرقمي الصحيح.
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية والفيزيائية للرسومات، المراسلات، التقارير، والسجلات الفنية.
- دعم جداول توزيع البيانات بناءً على متطلبات العميل والمشروع والإدارات والموردين.
- تسريع مراجعة المستندات، الموافقة على التوقيع، وإصدار مستندات الموردين والسجلات الداخلية.
- ضمان توفر النسخ الحالية من المستندات لأعضاء الفريق والتحكم في النسخ السابقة.
- دعم فرق المكتب في الموقع من خلال استرجاع المستندات في الوقت المناسب وتحديث الأرشفة.
- العمل بشكل وثيق مع فريق المشروع للحفاظ على الدقة والسرية وقابلية التتبع.
المؤهلات المطلوبة
- درجة أو دبلوم في تخصص ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في التحكم في المستندات في بيئة تصميم هندسي أو استشاري.
- خبرة سابقة في العمل في مكاتب الموقع.
- معرفة عملية بـ Par-docs إلزامية.
- الإلمام بـ EDMS و DMCS يعتبر ميزة إضافية.
- فهم جيد لعمليات عمل التحكم في المستندات وأنظمة الوثائق الإلكترونية.
- القدرة على تحديد وتنظيم والتعامل مع الرسومات والمستندات الفنية الهندسية.
- مهارات كتابة احترافية ومعرفة عملية بنظام MS Windows.
- معرفة جيدة ببرامج معالجة الكلمات، جداول البيانات، وقواعد البيانات.
المهارات المطلوبة
- التحكم في المستندات وإدارة سجلات الهندسة.
- التعامل مع المستندات الفنية والتحكم في الرسومات.
- توثيق المشروع وإدارة سجلات المستندات والإرساليات.
- أنظمة ترقيم المستندات وتتبع الموافقات وتدفقات التوقيع.
- مسح المستندات والأرشفة الإلكترونية والفيزيائية.
- توزيع المستندات والتحكم في النسخ.
- استخدام Par-docs، EDMS، DMCS، MS Windows، وبرامج الأوفيس.
- إدخال البيانات وإدارة مكتب الموقع.
- دعم عمليات المشروع وتوثيق التصميم الهندسي.
- تنسيق فريق البناء وتتبع مستندات الموردين.
- إعداد تقارير التوثيق.