مدير الواجهة التنفيذية والاستقبال: للخبير الذي يحول الفوضى إلى نظام سلس في أبوظبي للعمل سكرتارية

من نبحث عنه

أنت لست مجرد موظف استقبال، بل أنت الحارس الأول للانطباع، والمنسق الصامت الذي يجعل اليوم التنفيذي يمر دون عقبات. تبحث عن بيئة تقدر دقتك في إدارة المكالمات، الزوار، الترتيبات السفرية، وأرشفة العقود — كلها في آن واحد. إذا كنت ترى في التفاصيل الصغيرة أساس التميز المؤسسي، وتجيد التبديل بين العربية والإنجليزية بطلاقة، فهذه فرصتك لتترك بصمتك في قلب أبوظبي.

ما ستتولى إدارته

• إدارة الاتصالات: الرد على المكالمات الواردة، فرزها، توجيهها، ومراقبة الصادرة منها باحترافية تامة.
• استقبال الضيوف: الترحيب بالزوار، مساعدتهم، وحضورهم بأسلوب يعكس صورة الشركة الراقية.
• تنظيم منطقة الاستقبال: الحفاظ على مساحة منظمة، جاهزة للتقديم، تعكس الانضباط والاهتمام.
• إدارة المخزون المكتبي: مراقبة القرطاسية واللوازم، إعادة تعبئتها، وحفظ سجلات دقيقة للمخزون.
• تنسيق السفر والإقامة: حجز الرحلات الجوية، الفنادق، وترتيبات السفر الأخرى حسب الحاجة.
• معالجة البريد والشحنات: استلام، تسجيل، وتوزيع البريد الوارد، الطرود، وتسليمات البريد السريع.
• دعم إداري شامل: تنفيذ المهام المكتبية الموكلة، والمساعدة في التوثيق، أرشفة السجلات، ومراقبة العقود الإدارية.
• إدارة جداول المدير العام: مراقبة الاجتماعات، المواعيد، وضمان عدم تعارض الأولويات.
• السرية والصورة المهنية: الحفاظ على سرية المعلومات، وتمثيل الشركة بأعلى معايير الاحترافية مع الموظفين والعملاء والزوار.

ما تمتلكه من مؤهلات

• حاصل على درجة البكالوريوس كحد أدنى.
• خبرة عملية لا تقل عن 2 إلى 3 سنوات في دولة الإمارات العربية المتحدة.
• إجادة تامة للعربية والإنجليزية (كتابةً وتحدثاً).
• مهارة عالية في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس وأنظمة إدارة المكاتب.
• قدرة على العمل تحت الضغط، تعدد المهام، وتحديد الأولويات بدقة.
• متاح للانضمام الفوري أو تحت تأشيرة زيارة (مفضل).

ما يميز هذا الدور

هذا ليس منصباً روتينياً — بل هو محور العمليات اليومية لمكتب تنفيذي نشط في أبوظبي. ستعمل مباشرة مع الإدارة العليا، وستكون يدك اليمنى في تنظيم الوقت، المعلومة، والانطباع الأول. بيئة تقدر المبادرة، تكافئ الدقة، وتمنحك مساحة لتطوير مهاراتك الإدارية نحو مستوى تنفيذي أوسع. هنا، تفاصيلك الصغيرة تصنع الفرق الكبير.