مساعد شخصي للمدير العام أبوظبي للعمل في سكرتارية

ملخص الوظيفة

نبحث عن مساعد شخصي متميز للمدير العام للانضمام فوراً إلى فريقنا في أبوظبي. يتطلب الدور إدارة التقويم المعقد، وجدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات السرية، وتنسيق السفر. المرشح المثالي يتمتع بمهارات تنظيمية استثنائية وخبرة لا تقل عن سنة في مجال مماثل.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التقويم: جدولة المواعيد والاجتماعات بشكل استباقي، وحل النزاعات بكفاءة لضمان الاستخدام الأمثل لوقت المدير العام.
• المراسلات: صياغة رسائل إلكترونية احترافية، والتعامل مع البريد الوارد والصادر، وإدارة المعلومات الحساسة بتقدير ونزاهة.
• الاجتماعات: إعداد وتوزيع أجندات الاجتماعات، وتدوين محاضر دقيقة، والمتابعة على عناصر العمل لضمان المساءلة.
• تنسيق السفر: ترتيب رحلات الطيران، والإقامة، والمسارات، لضمان لوجستيات سلسة وفعالة من حيث التكلفة.
• المهام الإدارية: دعم المدير العام في إعداد التقارير والعروض التقديمية، وإدارة الملفات والوثائق، والحفاظ على نظام أرشفة منظم.

المؤهلات المطلوبة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنة واحدة كمساعد شخصي أو مساعد تنفيذي.
• إتقان مجموعة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابة).
• قدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت تحت ضغط العمل.
• الانضمام الفوري.

المهارات الشخصية

• تنظيم استثنائي وإدارة وقت.
• سرية تامة ونزاهة مهنية.
• مبادرة وحل مشكلات استباقي.
• مرونة وقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة.