سكرتير تنفيذي لمكتب نائب الرئيس في السعودية خبرة سنتين فأكثر الرياض للعمل سكرتارية

نظرة عامة على الدور

نبحث عن سكرتير تنفيذي متمرس لإدارة المكتب التنفيذي لنائب الرئيس (VP) في السعودية. يتطلب الدور خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية أو المساعدة الإدارية العليا، مع القدرة على التعامل مع المهام السرية والإدارية بأعلى مستوى من الكفاءة والاحترافية. ستعمل بشكل وثيق مع القيادة العليا لضمان سير العمل بسلاسة ودعم الإنتاجية العامة للمكتب التنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة التقويم التنفيذي والأجندة: الحفاظ على تقويم نائب الرئيس، تخطيط المواعيد، جدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية.
• المراسلات والمكالمات: استقبال وفرز المكالمات الواردة، التعامل مع البريد الإلكتروني والطرود والمراسلات الرسمية، مع التواصل باللغة الإنجليزية بطلاقة.
• السرية وأمن المعلومات: التعامل مع الوثائق السرية وضمان الأمن والسرية الصارمة للمعلومات الحساسة.
• إعداد التقارير والاجتماعات: إعداد العروض التقديمية، صياغة التقارير المعينة، حضور الاجتماعات عالية المستوى لتدوين المحاضر، والمتابعة على الوثائق التي وقعها نائب الرئيس وعناصر العمل.
• إدارة المكتب والشؤون المالية: إعداد الفواتير والوثائق المالية، المساعدة في مراقبة الوقت، ومراقبة المستلزمات المكتبية الفعالة من حيث التكلفة.
• حفظ السجلات: الحفاظ على سجلات إلكترونية وورقية منظمة لتسهيل الوصول إليها.

المسؤوليات الرئيسية والمؤهلات

التعليم

• الشهادة الجامعية ضرورية (يفضل في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة).
• الشهادة أو الدبلوم في أنظمة MS Office و ERP مفضل.

الخبرة

• خبرة مثبتة لا تقل عن سنتين كـ سكرتير تنفيذي أو مساعد تنفيذي أو دور يواجه العملاء أو قدرة إدارية مشابهة.
• خبرة سابقة في العمل مع معاهد التدريب أو الكليات أو مؤسسات التعليم العالي.
• الخبرة في شركات النفط والغاز أو شركات EPC أو منطقة الخليج تعتبر ميزة إضافية.

المهارات اللغوية والتقنية

• مهارات قوية في التواصل باللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
• إجادة في MS Office، أنظمة ERP، إجراءات المحاسبة الأساسية، وتقنيات إدارة المكتب.

الكفاءات الرئيسية

• النزاهة والسرية التامة.
• التنظيم الممتاز وإدارة الوقت.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرار.

لماذا هذا الدور

انضم إلى فريق قيادي في السعودية وكن جزءًا من بيئة عمل ديناميكية تتطلب الدقة والاحترافية. هذا الدور يمنحك فرصة للعمل عن كثب مع الإدارة العليا وتطوير مهاراتك في إدارة المكاتب التنفيذية والتنسيق الإداري رفيع المستوى. إذا كنت تمتلك الخبرة المطلوبة في السكرتارية التنفيذية وتجيد التعامل مع المهام السرية، فهذه فرصة ممتازة لتطوير مسيرتك المهنية.