سكرتيرة تنفيذية | المعارض والمؤتمرات والإعلام الرياض للعمل في سكرتارية

ملخص الوظيفة

تبحث شركة رائدة في مجال المعارض والمؤتمرات والإعلام بمدينة الرياض عن سكرتيرة تنفيذية متميزة للانضمام إلى فريق الإدارة العليا. ستكون المرشحة المثالية مسؤولة عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الشامل لضمان سير العمل بكفاءة عالية وتحقيق أهداف الشركة الاستراتيجية.

المهام والمسؤوليات

• إدارة جداول مواعيد الإدارة العليا وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات الداخلية والخارجية.
• إعداد المراسلات والتقارير الإدارية والمذكرات الرسمية ومراجعتها بدقة.
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الرسمية وضمان سهولة الوصول إليها.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات وسلاسة العمليات اليومية.
• استقبال وتوجيه الزوار والمكالمات الهاتفية باحترافية عالية.
• متابعة جداول أعمال المعارض والمؤتمرات والتنسيق مع الجهات الخارجية.
• إعداد الترتيبات اللوجستية للفعاليات والمؤتمرات التي تنظمها الشركة.
• المساهمة في إعداد العروض التقديمية والمواد الإعلامية عند الحاجة.
• الحفاظ على سرية المعلومات الإدارية والتجارية الحساسة.

المؤهلات والمسؤوليات الرئيسية

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابةً.
• إتقان استخدام برامج المكتب (Microsoft Office) وخاصة Word وExcel وPowerPoint.
• معرفة بمجال المعارض والمؤتمرات يُفضل أن تكون موجودة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على إدارة الأولويات المتعددة.
• مهارات تواصل عالية والقدرة على التعامل مع مختلف المستويات الإدارية.
• دقة الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط.
• احترافية في إدارة الوقت والالتزام بالمواعيد النهائية.
• مهارات حل المشكلات والتفكير الاستباقي.
• روح الفريق والقدرة على العمل بشكل تعاوني مع جميع الأقسام.