نبحث عن مسؤولة استقبال وسكرتارية تنفيذية للانضمام لفريق عمل معرض رائد في القاهرة الجديدة، حيث ستكونين الواجهة الأولى للعملاء والزوار والمسؤولة عن تنظيم الحركة اليومية باحترافية. تتطلب الوظيفة خبرة لا تقل عن سنة في الاستقبال أو خدمة العملاء، مع أفضلية لمن عملن في معارض أو شركات بيع مباشر. ستعملين ضمن بيئة إدارية ديناميكية تدعم فريق المبيعات والإدارة في التنسيق والمتابعة اليومية، مع الحفاظ على صورة المعرض المهنية أمام جميع الزوار.
المهام والمسؤوليات
- استقبال العملاء والترحيب بهم بأسلوب مهني يعكس صورة المعرض، وتوجيههم إلى مسؤولي المبيعات المختصين
- تنظيم مواعيد مقابلات العملاء مع فريق المبيعات أو الإدارة ومتابعة تأكيد الحضور
- إدارة الاتصالات الواردة والصادرة: الرد على المكالمات، تحويلها للأقسام المختصة، وتسجيل الرسائل بدقة
- التعامل مع استفسارات العملاء بشكل لبق وسريع، وتقديم معلومات أولية عن المعرض والخدمات المتاحة
- المهام الإدارية: تسجيل بيانات الزوار والعملاء، متابعة البريد الوارد والصادر، المساعدة في تنسيق الاجتماعات
- دعم الإدارة في الأعمال المكتبية البسيطة وإعداد التقارير الدورية عند الطلب
- الحفاظ على مظهر منطقة الاستقبال بشكل منظم واحترافي، والتأكد من توفر الكتالوجات والبروشورات
- متابعة الضيافة للعملاء (مياه، قهوة، إلخ) والتنسيق مع قسم الخدمات عند الحاجة
الشروط والمسؤوليات الرئيسية
- مؤهل عالي مناسب (بكالوريوس أو ليسانس)
- خبرة سابقة لا تقل عن سنة في الاستقبال أو خدمة العملاء، يفضل في معارض أو شركات بيع مباشر
- مهارات تواصل ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية (مستوى جيد جداً كحد أدنى)
- مظهر لائق ولباقة في التعامل، مع قدرة على العمل تحت ضغط
- إجادة استخدام الكمبيوتر وبرامج Office الأساسية (Word, Excel, Outlook) وأنظمة إدارة المكاتب
- القدرة على تعدد المهام وتنظيم الأولويات بفعالية
- الإقامة في القاهرة الجديدة أو المناطق القريبة لتسهيل الوصول اليومي
المميزات والفوائد
- بيئة عمل مهنية في معرض رائد بالقاهرة الجديدة
- فرصة للتطوير المهني في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب الأمامية
- عمل إداري متنوع يجمع بين الاستقبال، التنسيق، والدعم الإداري
نصائح لزيادة فرص القبول في هذه الوظيفة
- أبرز في سيرتك الذاتية أي خبرة سابقة في معارض سيارات، عقارات، أو معارض تجارية تحديداً
- جهزي أمثلة عملية لكيفية التعامل مع عملاء غاضبين أو مواقف ضغط في الاستقبال أثناء المقابلة
- أظهري إلمامك بأنظمة حجز المواعيد الإلكترونية وإدارة تقويمات المدراء التنفيذيين
- ارتدي زي رسمي مهني للمقابلة يعكس فهمك لطبيعة دور "الواجهة الأولى" للمعرض
- استعدي لاختبار عملي على برامج Office وإدارة المكالمات الوهمية خلال مراحل التقييم