سكرتير/سكرتيرة الرياض للعمل في سكرتارية

نظرة عامة على الوظيفة

تعلن شركة ترجم للترجمة عن حاجتها لشغل وظيفة سكرتير/سكرتيرة للعمل في بيئة مكتبية احترافية بالمملكة العربية السعودية. يُعد هذا الدور من الأدوار الحيوية في دعم العمليات الإدارية اليومية، وضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة عالية داخل المؤسسة. يُتوقع من شاغر هذه الوظيفة أن يتمتع بمهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة على إدارة الأولويات المتعددة، والتواصل الفعّال مع جميع المستويات الإدارية.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة جداول المواعيد والاجتماعات اليومية للإدارة العليا وتنسيق الحجوزات بشكل فعّال.
• استقبال المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية وتوجيهها إلى الأقسام المختصة بسرعة واحترافية.
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الرسمية وضمان أرشفتها بشكل منظم يسهّل الرجوع إليها.
• إعداد المراسلات والتقارير الإدارية وتدقيقها لغوياً قبل إرسالها أو توزيعها.
• تنسيق إجراءات السفر والإقامة للموظفين عند الحاجة ومتابعة حجوزات الطيران والفنادق.
• إدارة المخزون المكتبي وطلبات اللوازم المكتبية وضمان توفر ما يلزم لاستمرارية العمل.
• المساهمة في تنظيم الفعاليات وورش العمل الداخلية ومتابعة الترتيبات اللوجستية الخاصة بها.
• التواصل مع الجهات الداخلية والخارجية نيابة عن الإدارة عند الحاجة.
• متابعة المهام الإدارية الروتينية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.

المؤهلات والمسؤوليات الرئيسية

• التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص ذي صلة.
• الخبرة: خبرة مهنية لا تقل عن سنتين إلى ثلاث سنوات في مجال السكرتارية أو الأعمال الإدارية.
• مهارات الحاسوب: إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بشكل متقدم.
• المهارات اللغوية: إجادة اللغة العربية تحدثاً وكتابة، ويُفضّل إجادة اللغة الإنجليزية أو الإلمام الجيد بها.
• مهارات التواصل: قدرة عالية على التواصل الفعّال والاحترافي مع الزملاء والعملاء والجهات الخارجية.
• المهارات التنظيمية: القدرة على تنظيم الوقت وإدارة الأولويات المتعددة تحت ضغط العمل.
• السرية والأمانة: التحلي بمستوى عالٍ من السرية والأمانة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المظهر العام: الالتزام بالمظهر المهني اللائق والملابس الرسمية المناسبة لبيئة العمل.

المميزات والشروط

• الموقع: المملكة العربية السعودية.
• نوع التوظيف: دوام كامل.
• بيئة العمل: مكتبية احترافية ضمن فريق عمل متعاون.
• فرصة التطور: إمكانية التطور المهني واكتساب خبرات إدارية قيّمة.

من المرشح المثالي؟

المرشح المثالي لهذه الوظيفة هو شخص يتمتع بشخصية منظمة ودقيقة، ولديه شغف بتقديم الدعم الإداري المتميز. يُفضّل أن يكون لديه خبرة سابقة في بيئات العمل المؤسسية، مع قدرة مثبتة على التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على أعلى معايير الجودة والاحترافية. كما يُفضّل أن يمتلك مهارات حل المشكلات بشكل استباقي، وأن يكون قادراً على العمل بشكل مستقل وضمن فريق عمل.