أخصائي أول الصادر والوارد — الصوت التنظيمي الذي لا تُدار المراسلات دونه الرياض للعمل في سكرتارية

من نبحث عنه

أنت ذلك المحترف الذي يدرك أن كل مراسلة صادرة تحمل صورة المنظمة، وكل واردة تستحق الوصول إلى صاحبها في اللحظة المناسبة. لا ترى في الصادر والوارد مجرد عملية روتينية — بل ترى الشريان الذي يُبقي المؤسسة متصلة بالعالم الخارجي ومنظمة في الداخل. إن كنت ممن يُتقنون فن التوزيع والأرشفة وي懂得ون أن الدقة في التفاصيل الصغيرة تصنع الفرق الكبير، فهذا الدور صُمّم لك.

ماذا ستكون مسؤولاً عنه

• إدارة كافة أنشطة الصادر والوارد للمنظمة بكفاءة وانضباط.
• تطوير آلية استلام المراسلات الصادرة المُرسلة إلى الجهات الخارجية.
• تسجيل الاتصالات والمراسلات الصادرة وأرشفتها ورقيًا وإلكترونيًا.
• إعداد وتهيئة جميع المراسلات الصادرة والقرارات الواردة قبل تصديرها إلى الجهات المعنية.
• إنشاء آلية توزيع التعاميم والقرارات الصادرة من المنظمة إلى الجهات المعنية.
• تطوير آليات توزيع المراسلات الواردة وضمان تسليمها إلى الإدارة أو الموظف المعنية باحترافية وفي الوقت المناسب.
• معالجة المراسلات ذات الأولوية العالية وفقًا لأهميتها ومستوى استعجالها.
• تسجيل المراسلات الواردة وأرشفتها ورقيًا وإلكترونيًا شاملةً التعاميم والقرارات الصادرة.
• فرز جميع المراسلات الواردة بشكل منهجي.
• تنظيم الاتصالات والمراسلات والوثائق وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية بالتنسيق مع مركز الوثائق والمحفوظات.
• الالتزام بضوابط وسلوكيات العمل وسياسات الأمن السيبراني في المنظمة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها الرؤساء المباشرون.

ما الذي تقدمه أنت

• المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص مرتبط بمجال العمل.
• سنوات الخبرة: ٤ سنوات خبرة كحد أدنى في نفس مجال العمل.

ما الذي يجعل هذا الدور مختلفًا

هذا ليس دور أرشفة تقليدي. أنت الحلقة التي تربط بين المنظمة والعالم الخارجي — من خلالها تصل القرارات إلى مستحقيها، وتُحفظ المراسلات بمعايير تضمن استرجاعها لحظة الحاجة. إن كنت تبحث عن بيئة تُقدّر الدقة والمسؤولية والالتزام المؤسسي، فهنا مكانك.