وظيفة سكرتير تنفيذي تبوك للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

الوصف الوظيفي:

- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ وحضور الاجتماعات

- تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية

المهام الوظيفية:

- إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ

- التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير العام (حال الحاجة)

- استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب

- التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات

- إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمدير العام

- التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن

- إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر

- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع المراجعين ذوي العلاقة

- الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة

- اجراء وتقديم التقارير عند الطلب

المهارات اللازمة لوظيفة السكرتير :

- اجادة استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس MS Office

- المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية

- اجادة التعامل مع المفردات الفنية للصناعات المختلفة

- الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير

- امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز

- القدرة على التفاوض والاقناع

- اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة

- النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة
بكالوريوس إدارة أعمال / إدارة عامة أو مايشاببها
خبرة لا تقل عن 3 سنوات
القدرة على إدارة الوقت والقيام بمهام مختلفة والتمثيل الجهة لدى الجهات الحكومية والتجارية حال الطلب
مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)