فرص توظيف سكرتير تنفيذي للعمل في الإدارة - إدارة عامة وإدارة أعمال الرياض

- تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدار

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير و متابعة قرار المدير بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة و أفراد العمل بمكتب الإدارة

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المديرو تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
سعودي الجنسية
بكالوريوس
لغة انجليزية شرط اساسي
دورة في السكرتارية
العمر لا يقل عن 25 سنه ولا يزيد عن 35 سنه
التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة واجهزة الاتصالات الحديثة بإحتراف
التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
التعامل مع الانظمةالمتنوعة لادارة البريد الالكتروني ومنظم المواعيد باحتراف
القدرة على الاتصال الفعال وادارة اعمال متنوعة في نفس الوقت
يفضل من لدية خبرة في استخدام برامج التصاميم وبرمجيات الويب
مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)