مطلوب سكرتير تنفيذي الرياض للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

- استقبال المتعاملين والزائرين وتسهيل مقابلتهم للمدير العام وكذلك استقبال المكالمات التلفونية والفاكسات والإيميلات وتسجيل ذلك في سجل الإيصالات في حالة غياب المدير العام.

- استقبال المراسلات الواردة بالتسليم المباشر أو من خلال صندوق البريد الخاص بالمؤسسة وإعطاءها الرقم المسلسل والتاريخ من واقع القيد في سجلات المراسلات.

- إحالة المراسلات إلى جهات الاختصاص بعد عرضها على المدير العام أو من يفوضه بذلك.

- متابعة المراسلات الواردة إلى المدير العام للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بصددها وإعادتها للملف الخاص بها وفق ما هو محدد لها.

- الرد على المراسلات بموجب تعليمات أو أوامر المدير العام سواء كانت مراسلات داخلية تتعلق بالمؤسسة أو مراسلات لجهات خارج المؤسسة.

- إعداد المراسلات الصادرة عن المؤسسة جاهزة للتسليم بعد إعطائها الرقم المسلسل الصادر من واقع القيد في سجلات المراسلات.

- حفظ صور من المراسلات الصادرة حسب تسلسل الرقم والتاريخ في ملف الصادر العام.

- حفظ صورة من المراسلات الصادرة مع أولياتها ومرفقاتها بالملف الخاص حسب طبيعتها.

- حفظ المراسلات الداخلية والمستندات الخاصة بالمدير العام بملفات خاصة وبحسب طبيعته وبطريقة منظمة.

- إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها وفق توجيهات المدير العام .

- متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية إلى الإدارات المختلفة داخل المؤسسة ومنها للعرض على المدير العام وإبلاغ توجيهاته.

- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم التكليف بها من قبل المدير العام.

- ترتيب أرشيف السكرتارية ومسئول عنه مسئولية كاملة وعن جميع المستندات والملفات و مستندات أصول المؤسسة المسلمة له.

- المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد.
خبرة ببرنامج الاوفيس
اجادة الغة الانجليزية
خبره في التعامل مع الجمهور
مستوى متقدم (خبرة أكثر من 10 سنوات)