نحتاج سكرتير تنفيذي للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية الرياض

الوصف الوظيفي الهدف و الغرض من الوظيفة:

- تنظيم و إدارة الأعمال الروتينية في المؤسسة والتأكد من تطبيق أنظمة المؤسسة المعتمدة والسياسات والإجراءات .

المهام و المسئوليات:

- حفظ و حفظ جميع الملفات الخاصة بالمؤسسة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها؛

- متابعة أعمال إستلام البريد و الفاكس الوارد و عرضه على المسئول و فهرسة هذه المستندات؛

- مراجعة أعمال تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة؛

- التحضير لحضور وحضور جميع الإجتماعات الخاصة بسير العمل في المؤسسة وعمل محاضر للإجتماعات؛

- مساعدة الإدارة فى جميع أعمالها غير المدرجة فى هذا التوصيف؛

- مراجعة تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على الإدارة ومتابعة قراراتها بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها؛

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها؛

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية في المؤسسة؛

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى تدعو لعقدها الإدارة؛

-مراجعة حجز تذاكر السفر و الفنادق وتنظيم رحلات العمل للإدراة والموظفين؛

- كتابة التقارير اليومية المطلوبة؛

- مسئول عن حفظ جميع السجلات؛

- جميع الأعمال الكتابية التي يتم طلبها لاحقا.
اجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت اوفيس
شهادة جامعية أو دبلوم متوسط
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)