مهنة سكرتير مكة المكرمة للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

• ستلام البريد اليومي

• عرض البريد على المدير

• توجيه البريد للمختص

• تصوير البريد القادم حسب الأهمية

• توزيع البريد على الأقسام المختصة

• حفظ البريد الوارد

• تسجيل البريد الصادر

• حفظ صورة من البريد الصادر

• إرسال البريد الصادر

• اعداد دليل مختص بالهواتف وأرقامها

• استقبال المكالمات الهاتفية

• معرفة المتصل والهدف من المكالمة

• اجراء الاتصالات للمدير

• تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها

• اعداد المراسلات وتحريرها

• طبع المواد المحررة

• اجراء تصدير للمرسالات الصادرة

• تصوير المستندات والأوراق المطلوبة

• تصميم النماذج المطلوبة للعمل

• تنظيم الاجتماعات وحجز القاعات

• توجه الدعوات للمشاركة في الاجتماعات

• تجهيز قاعات الاجتماعات

• استقبال المشاركين في الاجتماعات

• تدوين الملاحظات

• توزيع أوراق الاجتماعات

• تنظيم مواعيد المدير العام

• تسجيل بيانات الزوار

• تجهيز بيانات المدير

• ترتيب السفريات وجميع البيانات المرتبطة بالسفر

• عمل الحجوزات ومتابعتها

• إعداد ملفات السفر

• اخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير

• تنظيم محفوظات الإدارة

• تصنيف المحفوظات

• ترميز المحفوظات

• فهرسة المحفوظات وإتلاف تلك غير المستخدمة

• جلب الملفات عند طلبها

• متابعة أعمال الإدارة وتحديد الموضوعات التي تحتاج لمتابعة

• الاطلاع على ملف المتابعة بصورة يومية

• استخدام تطبيقات الحاسب الخاصة بالعمل بصورة محترفة

• انشاء جداول للبيانات

• انشاء قواعد بيانات الإدارة

• تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة

• متابعة الجديد في برامج الحاسب الآلي

• إنشاء الأعمال المرتبطة بشئون العاملين والخطابات المرتبطة بطلبات الموظفين

• رفع تقارير الحضور والانصراف

• تنسيق إجراءات الاعمال الإضافية للعاملين
خبره في نفس المجال
سعودي الجنسية
مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)