سكرتير وظف دوت كوم

إدارة المواعيد والتنظيم الزمني:
-
تنظيم مواعيد الاجتماعات: تحديد
مواعيد الاجتماعات للمدير أو
الفريق، وضمان عدم تعارض
المواعيد
- إعداد جداول الأعمال:
تحضير جداول الأعمال للاجتماعات،
وتوزيعها على الحضور مسبقًا
-
متابعة وتنظيم التقويم الشخصي:
الحفاظ على تقويم شامل للمواعيد
الهامة والأنشطة اليومية
إعداد
المراسلات والوثائق:
- كتابة
المراسلات: كتابة وتحضير رسائل
البريد الإلكتروني، الرسائل
الرسمية، والمذكرات
- إعداد
التقارير: مساعدة في إعداد التقارير
الإدارية، وتوثيق المعلومات بشكل
منظم
- مراجعة الوثائق: التأكد من
دقة المعلومات في المراسلات
والوثائق وتنسيقها بشكل
جيد
استقبال المكالمات
الهاتفية:
- الرد على المكالمات:
استقبال المكالمات الهاتفية
وتوجيهها إلى الشخص المعني أو أخذ
الرسائل إذا لزم الأمر
- التعامل
مع الاستفسارات: الرد على استفسارات
المتصلين أو الزوار وتقديم
المعلومات الأساسية
ادارة
المستندات والملفات:
- تنظيم
الأرشيف: تنظيم الملفات والوثائق
بشكل دوري للحفاظ على الترتيب وسهولة
الوصول إليها
- حفظ الوثائق: تخزين
المستندات الورقية والإلكترونية
بطريقة منظمة وآمنة
- مراجعة
الوثائق: التأكد من أن الملفات
والوثائق مكتملة وأصيلة
تنظيم
الاجتماعات والفعاليات:
- إعداد
الاجتماعات: حجز الأماكن، وترتيب
المواد، وتنسيق تفاصيل الاجتماعات
(مثل إعداد العرض التقديمي، تنظيم
المكان، وتوفير اللوازم)
- تدوين
محاضر الاجتماعات: تدوين محاضر
الاجتماع وتوزيعها على الحضور بعد
الاجتماع
التواصل مع الأطراف
الداخلية والخارجية:
- التنسيق بين
الأقسام: التنسيق بين الأقسام
المختلفة في الشركة أو المؤسسة لضمان
سير العمل
- التواصل مع العملاء:
التواصل مع العملاء، الموردين،
والشركاء التجاريين، وتقديم الدعم
اللوجستي عند الحاجة
إدارة البريد
والمراسلات:
- استلام البريد:
استلام البريد الوارد وتوزيعه على
المعنيين
- إرسال البريد: إرسال
المراسلات الرسمية عبر البريد
العادي أو الإلكتروني
إعداد
التقارير المالية أو الإدارية:
-
إعداد البيانات المالية: في بعض
الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في
إعداد تقارير مالية أو إدارية
بسيطة
- متابعة الفواتير: متابعة
الفواتير والمدفوعات ورفع تقارير
للإدارة
إدارة الملفات
الإلكترونية والأنظمة:
- إدارة
البيانات الإلكترونية: استخدام
أنظمة إدارة الملفات الرقمية لحفظ
وتنظيم المستندات
- التعامل مع
البرمجيات: استخدام البرمجيات
المكتبية مثل Microsoft Office، وبرامج
إدارة البريد الإلكتروني، وبرامج
المحاسبة أو CRM، حسب احتياجات
العمل
المهام اليومية:
- إعداد
وتقديم الدعم الإداري: تقديم
المساعدة للأقسام المختلفة عند
الحاجة
- متابعة وتنفيذ التعليمات:
متابعة تنفيذ الأعمال الإدارية
والمهام المكلفة من قبل الإدارة
العليا
- القيام بالمهام
اللوجستية: مثل حجز السفر للموظفين،
تجهيز الأوراق اللازمة للرحلات أو
الاجتماعات، وتنظيم
التنقلات
السرية والمهنية:
-
الحفاظ على السرية: الحفاظ على سرية
المعلومات الحساسة والبيانات
الشخصية للموظفين والعملاء
-
الاحترافية في التعامل: التصرف بشكل
مهني في جميع المواقف، سواء عند
التعامل مع الزوار، الموظفين، أو
العملاء
التعامل مع الزوار:
-
استقبال الزوار: استقبال الزوار،
تقديمهم للموظف المعني، أو تنظيم
الجلسات وفقًا للمواعيد
- إعداد
الاستقبال: في حال كانت الزيارة
رسمية، إعداد الاستقبال بشكل
مناسب
مساعدة في مهام أخرى عند
الحاجة:
- دعم فريق العمل: في بعض
الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في
تنفيذ بعض المهام البسيطة مثل تنظيم
الأحداث أو تقديم الدعم للمشاريع
الخاصة
شهادة دبلوم أو بكالوريوس
في تخصصات مثل الإدارة العامة،
السكرتارية، إدارة الأعمال، أو أي
تخصص إداري آخر
مستوى مبتدئ (خبرة
اقل من سنة إلى 3 سنوات)
"لا تنسَ أن السيرة الذاتية الاحترافية هي مفتاح نجاحك في البحث عن العمل، ابدأ الآن في تصميم سيرة ذاتية متميزة تبرز مهاراتك وخبراتك! استخدم تطبيق سيرة لإنشاء سيرتك الذاتية بسهولة."

ملحوظة هامة:
وظف دوت كوم ليست شركة توظيف وانما موقع للاعلان عن الوظائف الخالية المتاحة يوميا فى الاف الشركات بالشرق الاوسط ,ونرجو عند طلب اي مبالغ مالية من قبل المعلنين مراسلتنا فورا و عدم التعامل مع مثل هذه الشركات الوهمية .